● сколько вы в месяц проводите совещаний;
● сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;
● в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».
Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.
Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.
Сумма внушительная? Что делаем?
Сокращаем время – тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания – это еще не все.
Что еще идет следом за ними?
1. Нарушение дедлайнов.
Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.
2. Снижение мотивации команды.
Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.
3. Проект превращается в процесс.
Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.
4. Увеличивается вероятность форс-мажора.
Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.
Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.
Итак, с чего мы начнем?
1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают.
● Типы совещаний – утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания – «сериалы».
● Ранжирование по времени – плановые, незапланированные, планово-незапланированные.
Что в результате:
● Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться.
● Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат.
2. Рассмотрим механику планирования совещаний.
Планирование – уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты.
Что в результате:
● Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
● Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».
Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний.
Что в результате:
● Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе.
Три базовых качества – фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) – помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду.
Что в результате:
● Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень.
5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.
Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации.
Что в результате:
● Вы получите новый инструмент управления командой и проектами.
6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.
Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения.
Что в результате:
● Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку.
Совещание как инструмент управления
Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти.
Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.
Наиболее распространенные типы совещаний:
● еженедельные;
● стратегические;
● рабочие;
● отчетные;
● планерки;
● мозговые штурмы;
● деловые беседы и встречи;
● летучки.
Читать дальше