Катя Шнитцлер - С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит

3. Фиксированные промежутки времени.Не стесняйтесь выбрать конкретное время суток под разбор почты в целом и конкретный временной период, который вы посвятите каждому блоку писем (например, двадцать минут утром, тридцать минут днем), и постарайтесь сделать так, чтобы эти процедуры разумно вписались в ваш рабочий процесс.

4. Есть ли у вашей компании четкие рекомендации относительно «доступности»?Придерживайтесь их. Таких нет? Тогда предложите свои! Пару советов, как лучше это сделать, вы найдете ниже.

5. Обращение с письмами-копиями.Твердо решите в вашей компании или команде, как вы будете обходиться с электронными письмами-копиями, самыми большими пожирателями времени из всех. Например: «Как правило, электронные письма через CC (carbon copy) запрещены в нашей компании». Четко определите размер «штрафа»: пять евро в коллективную кассу, попойка за счет «спамеров». Будьте креативны – большинство проблем можно решить с помощью всего лишь капли юмора. Остальные не согласны? Тогда четко заявите, что вы больше не читаете электронные письма-копии. Точка.

6. По одному письму на каждый запрос.Если вы хотите прояснить несколько деталей с одним и тем же адресатом, лучше всего отправлять по каждому запросу отдельное письмо – с вопросом или с конкретным моментом, который следует указать в теме сообщения. Таким образом, вам не придется разгребать гору информации в каждом из последующих писем.

7. Заполняйте строчку с темой письма.Вкратце изложите всю информацию непосредственно в строке темы и завершите с помощью NFM (no further message) или EOM (end of message). Тогда адресату вообще не понадобится открывать (пустое) письмо.

8. Составьте расписание для долгих ответов.Ответ выходит довольно длинным или вам понадобились для него дополнительные документы? В этом случае вам следует запланировать написание ответа на более позднее время, выходящее за рамки вашего фиксированного промежутка. Лучше всего просто пометить сообщение флажком и добавить напоминание о нем в ваш текущий список дел.

9. Для решения сложных проблем лучше позвонить.Развивать идеи, решать конфликты, вести переговоры – все это не подходит для переписки по электронной почте (см. страницу 123).

Кроме того, предложите руководству установить четкие правила относительно использования данного канала связи. Пусть вас вдохновят на это примеры других компаний. В 2010 году «Telekom» утвердил корпоративную политику, рекомендующую руководителям не писать электронные письма подчиненным после завершения рабочего дня [7] http://www.computerwoche.de/a/keine-e-mails-waehrend-der-freizeit,2556778 . В 2011 году «Volkswagen» установил строгую блокировку электронной почты своих сотрудников со служебным смартфоном, которая включается в конце рабочего дня. С этого момента устройства сотрудников «VW» не могли получать электронные письма с 18:15 и до 7:00 [8] http://www.handelsblatt.com/unternehmen/industrie/loeschung-bei-abwesenheit-daimler-stoppt-die-e-mail-flut/7430926.html . А наши французские соседи даже приняли по этому вопросу закон: с 1 января 2017 года руководители компаний должны ежегодно консультироваться с коллективом или представителями профсоюзов по вопросам «доступности» [9] http://www.spiegel.de/karriere/frankreich-was-wurde-aus-dem-e-mail‐verbot‐nach-feierabend‐a‐1119202.html . По крайней мере теоретически. Так как эти предписания носят лишь рекомендательный характер.

Любой, кто составил свой список дел еще вечером, либо гений, либо просто не знал, чем еще можно было заняться в тот день

Так случилось, что мои рабочие часы не хотят мне подчиняться. К примеру, время коллеги F послушно и бодро доставляет его от начала рабочего дня к его завершению – с финальным рывком в самом конце, ни на секунду не переступая за границу финишной черты. Мое собственное время все еще бездельничает с задачей, которую я должна была выполнить до обеденного перерыва. На самом деле кажется, что в офисе что-то не так с пространственно-временным континуумом. Единственное, что остается неизменным, – это то, что мы все находимся в одной комнате, однако время течет для каждого по-разному, быстро или медленно. И очень редко так, как оно и должно течь. За исключением коллеги F. И, может быть, коллеги H. Оба покидают свои рабочие места ровно в 17:30 и радостно комкают свои списки дел на пути к личной жизни.