Лариса Шалагинова - Самоменеджмент. Практическое руководство

✓ Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

✓ Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

✓ Недостатки кооперации или разделения труда.

✓ Отрывающие от дел телефонные звонки.

✓ Незапланированные посетители.

✓ Неспособность сказать «нет».

✓ Неполная, запоздалая информация.

✓ Отсутствие самодисциплины.

✓ Неумение довести дело до конца.

✓ Отвлечение.

✓ Затяжные совещания.

✓ Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

✓ Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

✓ Болтовня на частные темы.

✓ Излишняя коммуникабельность.

✓ Чрезмерность деловых записей.

✓ Синдром «откладывания».

✓ Желание знать все факты.

✓ Длительные ожидания (например, условленной встречи).

✓ Спешка, нетерпение.

✓ Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

✓ Недостаточный контроль перепорученных дел.

Задание 5

Произведите расчет необходимых временных затрат для совершения различных дел в течение суток по следующим блокам:

✓ поддержание жизнеспособности (питание, сон и т. д.) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ вспомогательное время (подготовка рабочего места, покупки, уборка и пр.) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ рабочее время (может быть рассредоточено в сутках) — поставьте количество необходимых часов в сутки;

✓ приобретение жизненного опыта (чтение, нерабочее общение, посещение музеев, концертов, кинотеатров) — поставьте количество необходимых часов в сутки.

Чтобы привести в соответствие наличное время и дела, необходимо в течение нескольких дней (7–10) делать «фотографию» своего времени. Для этого разделите лист бумаги на 24 части, имитируя час суток, и каждый час — на четыре части, отметьте все дела в соответствующих «окошках времени», оставляя пропуски при их отсутствии. При этом соблюдайте два условия: 1) делайте пометки сразу, не откладывая на потом, иначе через несколько часов ваши «проколы» во времени забудутся и будет казаться, что ваша работа шла по плану; 2) никому не показывайте свои записи, даже близким и друзьям.

Задание 6

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на следующие вопросы и обратите внимание на рекомендации, предложенные членом Российской академии естествознания, специалистом по менеджменту А. П. Исаевым.

1. Есть ли у вас в каждый момент времени ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, и список заданий, которые выполнить желательно. Подготавливайте также перечни дел на неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.

2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочивайте их по важности. Делать это желательно накануне.

3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.

4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделе обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно вы угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.

5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?

7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.

8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.