Виктор Шапарь - Современный курс практической психологии, или Как добиваться успеха

Приняв условную концепцию разработки такого плана, психологи разработали универсальный подход, модель, которая может послужить примером при подготовке к проведению беседы.

Кроме того, при подготовке и организации разговора в зависимости от требований конкретной обстановки и определенных обстоятельств, а также способностей человека, который готовит или проводит беседу, может возникнуть необходимость в дополнительных видах деятельности, которые находятся в тесной взаимосвязи. Их можно разделить на четыре группы.

1. Деятельность, связанная с инициативой проведения и составления плана беседы.

2. Деятельность по оперативной подготовке беседы.

3. Деятельность по редактированию подготовленных к беседе материалов.

4. Деятельность по отработке хода беседы.

Остановимся подробнее на каждом из перечисленных видов деятельности.

Предварительный анализ– это обдумывание обстановки, которое дает возможность своевременно разработать собственные цели в переговорах с собеседником. Анализ позволяет определить темы, которые могли бы быть обсуждены в ходе беседы, а также ее возможных участников.

Инициатива в беседе в первую очередь зависит от нашей активности, интуиции, загруженности и возможности провести предварительный анализ. Необходимо своевременно выявить потребность в беседе, выбрать наиболее подходящий момент и тему и только потом о ней договариваться. В этом случае инициатива останется в ваших руках и контролировать ситуацию будет легче. И наоборот, если нас приглашают участвовать в беседе, мы должны задуматься, не были ли мы слишком пассивными. В таком случае мы оказываемся не в лучшем положении, поскольку инициатива исходила не от нас и, следовательно, будущий собеседник определяет место, время, тему и цели, а также возможных участников беседы.

Когда беседа уже назначена, нужно составить план ее проведения. Первая задача – определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг – разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Подробный план беседы представляет собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретной беседы.

Поскольку указанные планы преимущественно основываются на прогнозах и оценках, от нас требуется в известной мере склонность к абстрактному мышлению и комбинаторике, богатое воображение, а это, конечно, свойственно далеко не всем. Поэтому вполне понятны ошибки, недосмотры и нежелание большинства людей составлять планы бесед. Мы на каждом шагу сталкиваемся с тем, что составление планов и подготовка осуществляются не полностью, формально, поверхностно или вообще не ведутся. Цели переговоров подчас вообще не разрабатываются.

Сбор материала– не очень приятная работа, связанная со значительными затратами времени. Но это один из важнейших видов деятельности в подготовке беседы. Сюда входят поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, аналитических исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), определение критериев отбора материала, сбор информации и т. д.

При этом целесообразно сразу же дополнять собственные материалы примечаниями, поскольку подобные записи могут помочь на последних этапах подготовки беседы.

Объем необходимых материалов во многом зависит от общей информированности, широты подхода к проблеме, уровня профессиональных знаний, находчивости, а самое главное – заинтересованности в работе и настойчивости. Любая небрежность или пассивность снижают эффективность подготовки беседы.

Отбор и систематизация материалов определяются целями беседы. Фактически это продолжение фазы сбора материалов. Из собранного материала нужно отобрать только то, что имеет существенное значение для подготовки и проведения беседы. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу и другие примеси, прежде чем приступить к плавке. Кроме того, отобранный материал нужно привести в систему, продуманно сгруппировать факты, цифры и информацию.

Анализ собранного материалапозволяет определить взаимосвязи явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино. Что это означает? Практически это означает, что имеющиеся и уже систематизированные данные нужно перепроверить и распределить по времени и месту их сообщения (логистика беседы). Как этого добиться? В этих целях рекомендуется сосредоточиться на одной мысли, представить себе собеседника, соотнести то, что собираемся ему сообщить или объяснить, с тем, чего мы хотим или должны достичь в данной беседе. Поэтому важно тщательно, не торопясь выделять наиболее существенные идеи, пусть они и усваиваются постепенно.