Максим Дорофеев - Путь джедая [Поиск собственной методики продуктивности]

«На работе использую на 100 %. В личной жизни все чуть сложнее. Иногда не имеет смысла что-то записывать. Например, бывает, что запланировал какие-то дела, но отказываешься от планов, так как понимаешь, что есть более важные незапланированные вещи. Например, просто прогуляться на улице в данный конкретный момент может быть важнее, потому что погода хорошая, а голова плохая. Нет смысла записывать в список дел „прогуляться на улице“» [78].

«Списки, списки, списки… Везде говорят, что их нужно вести, веду, но надо же делать регулярный обзор. Но как глянешь в список… Столько всего там… Лучше бы не заглядывал…»

«Стал записывать, что сделать, — немного упорядочивает работу, и что сделано — это успокаивает!»

«Некоторые мелкие срочные задачи не заношу в список — быстрее сделать, чем записывать, или записать не всегда удобно. Есть проблема с тем, что, записывая новое, не выбрасываю ничего из списка».

После издания первой книги меня очень часто спрашивали, почему я не привел там правило двух минут… Пожалуй, здесь приведу. Правило полезное, но опасное.

По словам Дэвида Аллена (автора классического труда о продуктивности «Как привести дела в порядок» {68} ), правило «Если задача занимает меньше двух минут — сделай ее не откладывая» оказывается чуть ли не самым эффективным, по отзывам студентов и слушателей. По крайней мере, те, кто доволен методикой GTD [79], очень часто упоминают эту практику как максимально полезную.

Но мы же помним, что в нашем мире не всё везде и всегда. На мой взгляд, это довольно продуктивный прием, но он противопоказан на ранних уровнях зрелости.

Все дело в том, что (видимо, повторюсь уже в тысячный раз): мы не видим вещи такими, какими они являются.

Задача, которая кажетсянам двухминутной, не обязательно являетсятаковой. Очень хорошим вопросом для самонаблюдения будет следующий: «Как часто я замечал себя в ситуации, когда брался за двухминутную задачу и через полчаса понимал, что еще 15–20 минут, и я ее доделаю?»

В состоянии беспокойного мозга наши прогнозы далеки от истинных. Хуже того, если мы через 15–20 минут обнаружим, что ошиблись в оценке, нам будет сложнее бросить недоделанную задачу, и мы потратим еще 15 минут… и еще… И чем больше времени мы уже провели с этой задачей, тем сложнее не вложить в нее «ну еще 10 минут, и точно всё…»

Рис. 88. Задача на две минуты

В ряде случаев я бы порекомендовал шаблон «доза мелкой фигни» из «Джедайских техник»(см. раздел 5.8) или следование этому правилу в рамках практики «Делать задачи только из списка»: записали и тут же начали делать.

Не смейте недооценивать возможности тупых людей, собравшихся в большие группы.

Аналогично: не стоит недооценивать ценность простых задач, выполненных в большом количестве.

В «Джедайских техниках»этой практике был посвящен целый раздел. В частности, описывались четыре критерия правильной формулировки задачи.

1. Формулировка задачи звучит как грамматически верная форма полного ответа на вопрос «Что нужно сделать?»

2. Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме.

3. Задача выполнима с минимально возможным использованием мозга.

4. Формулировка задачи максимально приближена к непосредственному физическому действию.

Про 4-й пункт расскажу чуть подробнее.

Часто мы пишем в список одну формулировку, а в реальной жизни нужно выполнять что-то другое. При этом задача может быть сформулирована в полном соответствии с первыми тремя пунктами.

Пример. Мы пишем: «Отправить руководителю отчет», хотя на деле нужно: «Запросить у Николая данные по продажам за январь» (эти данные лягут в основу отчета).

В этом случае различие между записанной формулировкой и непосредственным действием я называю прокрастинационным зазором. Чем шире этот зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи (см. раздел 6.4.5).

Я встречал альтернативное описание критерия правильной формулировки задачи: «Нужно описывать задачу так, чтобы, когда придет время / место / настроение ее делать, я быстро понял, что нужно и зачем» [80]. Это менее формальный критерий, но он побуждает задуматься о себе в будущем и сделать этому человеку приятное.

Если быть совсем честным, правильные формулировки задач можно использовать и как практику, и как индикатор. Сейчас поясню. С одной стороны, вроде как среди правильно сформулированных задач больше завершенных. А среди завершенных задач правильно сформулированные закрывались быстрее остальных. Может сложиться впечатление, что причинно-следственные связи выглядят примерно так: