Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Плохое планирование — это одно из четырех «П», которые приводят к отсрочкам и неэффективности: прокрастинация, перфекционизм, плохое планирование и плохое членение целого на части.

Плохое планирование зачастую необходимо отличать от неосведомленности о том, что должно входить в проект. Если точнее, то оно обычно сводится к заниженной оценке времени, которое потребуется на выполнение чего-либо. Если вы соглашаетесь взять новый проект, который зависит от даты завершения уже имеющегося проекта, но допустите ошибки в планировании, может выясниться, что первый проект занимает больше времени, а следующий уже должен стартовать. Вы не успеете оглянуться, как один, два, три проекта наложатся один на другой. Я стала особенно внимательно отслеживать этот опасный момент после серии интервью с IT-специалистами разных уровней — от программистов до директоров — для своего учебного пособия «Поставка времени для IT-специалистов». Тяжелые последствия недооцененного по времени мероприятия наглядно продемонстрированы в книге Эдварда Йордана «Путь камикадзе» (Death March, 1997) [1] См.: Йордан Э. Путь камикадзе. М.: Лори, 2003. — Примеч. пер. . Автор описывает термин «безнадежный проект» на примере проекта по разработке программного обеспечения, график которого был ужат больше чем вполовину от количества предполагаемого времени по методологии RUP. Таким образом, задачу, на выполнение которой, по предварительной оценке, должно было уйти 12 календарных месяцев, требовалось теперь закончить за шесть месяцев или даже раньше.

Вы спросите: как же так? Где это видано, чтобы кто-то соглашался выполнить проект за половину или даже меньше от того времени, которое реально требуется на реализацию? На то может быть много причин. Одна из очевидных: проектный менеджер говорит вам, сколько времени, по его оценке, должно понадобиться на такой долгосрочный проект, как написание книги, создание бизнес-плана или оценка программы, а вы сознательно или подсознательно опасаетесь, что работу отдадут кому-то, кто согласен выполнить ее за меньшее время. Или новый проект настолько уникален, что вы понятия не имеете, за сколько времени его можно сделать, и поэтому ваша оценка далека от адекватной.

Другой вариант событий: когда вы соглашались на какой-то дедлайн, у вас был меньший объем работ. Вы думали, что не составит труда добраться из точки А в точку Б. Но всё течет и меняется, и неожиданно срок сдачи проекта наступает раньше, чем заканчиваются работы по проекту.

Объяснить и исправить один раз гораздо легче, чем если ситуация регулярно повторяется и навешивает на вас ярлык плохого планировщика.

Так как же пройти путь от плохого до самого точного и прекрасного планировщика?

Вот несколько предложений.

1. Обещайте меньше, давайте больше. Всё время обещайте мало или еще меньше, а потом приходите с перевыполненным планом, и тогда вы скорее будете выглядеть прекрасным исполнителем, а не отстающим неудачником.

Если у вас уже был похожий проект, сколько времени на него ушло?

Если есть различия между этим и другими проектами, то в чем они заключаются? Как они влияют на длительность проекта — нужно ли прибавить времени или, наоборот, убавить, чтобы закончить вовремя?

Если речь идет о совершенно уникальном продукте и, соответственно, вам не на что ориентироваться при планировании графика работ, найдется ли что-то похожее, от чего можно было бы отталкиваться? Каковы различия между проектами, из-за которых придется увеличить или уменьшить ваш предварительный срок выполнения задачи?

2. Планировать следует со знанием дела и вдумчиво. Не нужно брать сроки с потолка, потому что в итоге получится красивая цифра, под которой придется подписаться.

Чем больше в оценке сроков выполнения задачи или проекта вы отталкиваетесь от исследовательской работы и анализа вашего предыдущего опыта, тем вероятнее вы сдадите работу в срок или раньше того срока, который вы для себя наметили.

В тайм-менеджменте есть и другое правило. Сколько бы, по вашему мнению, ни занял проект, прибавьте 25 %, чтобы у вас было достаточно времени на его завершение в срок. Иногда может возникнуть желание прибавить даже 50 %.

Существует принцип, согласно которому дела стремятся заполнить всё отведенное для них время. Это означает, в частности, что не всегда хорошо иметь в запасе большой срок. Успех при решении многих задач и проектов был обусловлен тем, что их необходимо было выпустить на рынок как можно скорее. С учетом данного фактора бездумное прибавление лишнего времени к проекту, наоборот, может ему навредить.