Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Если презентация покажется вам понятной, посмотрите, почему она понятна, какими методами достигается легкость восприятия. Если презентацию сложно читать, подумайте, почему вам так кажется, как вы сами могли бы ее улучшить.

Японское слово «изучать» (学ぶ, manabu) происходит от слова «имитировать, притворяться» (真似ぶ, manebu). Попробуйте и вы запоминать структуру тех презентаций, которые вы считаете хорошими, развивайте способность импровизировать, повторяйте структуры, чтобы улучшить свои навыки.

Если таких презентаций не найдется среди работ ваших коллег, образцами для вас непременно сможет стать статическая и динамическая инфографика, используемая в новостных передачах. Она поможет вам разобраться, какие техники применяют создатели телепередач, чтобы сделать информацию понятной нам, зрителям.

Вам знакомо «Правило KISS»? Это аббревиатура фразы «Keep It Short & Simple» ( англ . «излагайте кратко и просто»), заключающая в себе призыв стремиться к краткости и простоте в деловых текстах, которые часто бывают слишком длинными. Иногда ее также расшифровывают как «Keep It Simple & Stupid» ( англ . «излагайте просто и для глупых»), то есть «объясняйте так просто, чтобы и глупому было понятно». Видимо, последний вариант подчеркивает вторую часть первой интерпретации призыва.

Я понимаю желание использовать красивый вежливый язык, но длинные деловые тексты – это табу. Разворачивать кульминацию в конце повествования, как в романе, тоже нет необходимости. При подготовке материалов главным приоритетом должна быть точная и эффективная передача информации. Особенно при написании текстов объем или число страниц часто становится очень большим, так как мы стремимся вместить всю найденную информацию. В такой ситуации необходимо помнить об ограниченном объеме и смело редактировать текст, оставляя только то, что вы действительно хотите рассказать, при этом стараясь сделать объяснение кратким и понятным. Одна из причин этого заключается в том, что в случае деловых текстов лучше до собеседника доходит то, что изложено просто, а не то, что изложено очень подробно. Презентации в PowerPoint также нужно делать так, чтобы слушатель сразу же понимал суть и самые важные моменты того, о чем вы рассказываете.

Обязательно запомните правило «Один слайд – одна идея». Соблюдайте это правило и не включайте более одной идеи в один слайд. Если вам во что бы то ни стало нужно рассказать о нескольких идеях, увеличьте число слайдов, а не пытайтесь уместить все идеи на одном. При написании деловых текстов не забывайте про «KISS».

Наверное, многие, если им поручают написание текста, сразу же садятся за компьютер. Но я не назвал бы такой подход хорошим планом. Если вы хотите выгодно отличаться от остальных, не стоит сразу же садиться писать текст, а нужно начать с того, чтобы продумать его план. То есть сначала составьте сценарий (продумайте структуру), а затем переходите к написанию.

Ваш сценарий будет иметь структуру пирамиды. У вас будет основная идея, которую вы хотите донести, и «подыдеи», поддерживающие основную. Они, в свою очередь, могут быть разделены на еще более мелкие части. Когда перейдете непосредственно к подготовке материалов для презентации, эти идеи по одной будут отображаться на слайдах. Кстати говоря, в PowerPoint тоже есть режим структуры. Если объяснять в двух словах, то он позволяет разбить содержание на пункты разного уровня и структурировать их в форме пирамиды.

У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:

Вы сразу видите часть, с которой следует начать

Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.

Можно разделить работу

Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.

Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.

Говорят, что Сэдзима Рюдзо [7] Сэдзима Рюдзо (р. 1911) – бизнесмен. Родился в префектуре Тояма. В 1938 г. окончил армейский колледж, служил офицером в Квантунской армии. В последние дни Второй мировой войны в чине подполковника попал в плен и провел в Сибири 11 лет. Вернулся в Японию в 1956 г. Поступил на работу в C. Itoh & Co, специализировавшуюся на торговле текстилем. В 1958 г. компания была реорганизована в один из крупнейших торговых домов страны. С 1978 по 1981 г. – председатель совета директоров C. Itoh & Co (теперь корпорация «Иточу»). В 1987–1990 гг. – председатель Временного совета по проведению административных реформ http://biblioclub.ru/index.php?page=dict&termin=1097683 , ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.