Коно Эйтаро - Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Особенно сложно определить дальнейшие действия с клиентами или руководителями на совещаниях, где присутствует много участников, но попробуйте каждый раз, когда обсуждение какого-то вопроса дошло до промежуточного итога, говорить: «Итак, каковы будут наши действия?» Когда я слышу, что кто-то говорит эту фразу, я сразу думаю: «Вот способный человек».

Затем для каждого действия обязательно нужно назначить ответственного, а также решить, каковы сроки выполнения и что именно нужно сделать. Если решить, что нужно сделать, но не обозначить, кто будет это выполнять и когда все должно быть готово, то работа может остаться невыполненной.

Действия должны быть описаны как можно более конкретно. «Ответственный: отдел N. Срок: середина октября» – здесь указания слишком общие. Лучше еще больше уточнить всю информацию. «Ответственный: А из отдела N., срок: полдень 14 октября».

Если заканчивая совещание, удостовериться, что все все поняли, можно избежать ненужных личных уточнений после него и быть уверенным, что за обсуждениями последуют реальные действия. Именно так должен поступать способный сотрудник.

Протокол совещания – еще один способ обеспечить действия после него. При подготовке протокола также есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание. Протокол следует обязательно отправить всем в день проведения совещания.

Возможно, в каких-то компаниях до сих пор поручают подготовку протокола новичку, потом его руководитель проверяет, заставляет несколько раз переделать, затем подтвердить у всех подразделений, имеющих отношение к документу, и отправить протокол всем только перед совещанием на следующий день. Придерживаясь такой последовательности действий, вы оставляете совещание незаконченным. Важен не протокол как таковой, а то, последовали ли за совещанием действия. Подумайте, как быстро подготовить понятный протокол.

Есть один способ, позволяющий подготовить протокол быстро и качественно. Он заключается в том, чтобы, по возможности, писать его во время совещания. Принесите с собой компьютер и прямо на совещании постарайтесь записать как можно больше информации. Когда будете организовывать информацию позже, смело удаляйте лишнее. Оставляйте только то, за чем должны последовать действия.

Думаю, многие знают о кривой забывания, открытой немецким психологом Германом Эббингаузом. Человек забывает 40 % полученной информации через 20 минут после получения, 60 % через 1 час и 80 %, поспав одну ночь.

Из этого тоже следует, что, если вам поручили подготовить протокол, сразу же приступите к работе, сразу отправьте готовый протокол, тогда вы сможете снизить затраты времени и сил и произвести хорошее впечатление на коллег.

Электронная почта стала обычным инструментом в офисах, но многие все еще осваивают ее использование. Я хотел бы предложить вам несколько секретов работы с ней. Все зависит от места работы, должности и других обстоятельств, но растет число людей, получающих по несколько сотен электронных писем в день. По своему опыту могу сказать, что если вы занимаете центральное положение и получаете более 100 электронных писем, то бо́льшая часть дня будет тратиться на ответы.

В наше время не будет преувеличением сказать, что от того, насколько хорошо человек умеет пользоваться электронной почтой, зависит эффективность его работы. Часто электронные письма в почтовом ящике рассортированы по дате получения, на экране списком отображены тема письма и отправитель. В таких условиях, если при отправке письма очень важному получателю вы сможете написать заголовок, по которому можно понять содержание письма, его приоритет возрастет. Например,

× «Совещание А.»

O «Запрос документов: совещание А.»

Вы уже поняли, верно? Следует избегать слишком общих заголовков. В первом случае, пока получатель не откроет электронное письмо, ему непонятно, хотят ли ему сообщить план совещания, ознакомить с протоколом, запрашивают ли у него документы или уведомляют об отмене совещания. Если всего лишь добавить конкретизирующие слова в тему сообщения, при этом не слишком удлинив ее, вы получите ответ намного быстрее.

Выделяющиеся пометки «СРОЧНО!»или «ВАЖНО!»тоже помогут привлечь внимание к вашему письму. И наоборот, пометка «Нерабочее»понизит приоритет вашего письма и укажет занятому адресату на ваши выгодные деловые качества.