Стив Макклетчи - От срочного к важному - система для тех, кто устал бежать на месте

Как было сказано, в некоторых ситуациях опоздания допустимы. Например, большое собрание людей, такое как вечеринка, предполагает указанное на приглашении время прибытия. Но в большинстве социальных кругов позволяется некоторое отклонение от точного времени, как, например, первый час, когда все только собираются — поэтому никто не сочтет вас опоздавшим. С другой стороны, если вы решили поужинать с товарищем в ресторане — это совсем другая ситуация. Опоздав в этом случае на час, вы встретитесь в итоге с очень сердитым другом, перед которым обязаны будете извиниться.

Бизнес-обязанности всегда попадают во вторую категорию. Когда вы назначаете время для звонка или встречи любой важности, нужно уважать время всех участников. Все приняли на себя обязанности; поэтому, если они появятся вовремя, а вы — нет, люди поймут, что вам нельзя доверять и что вы не отвечаете за свои слова. Они также могут решить, что вы цените их время меньше, чем свое. Такая репутация в бизнесе способна негативно сказаться на многих сферах. Из‑за нее вам могут не давать выгодных предложений, не назначать вас на проекты, не повышать, и вы не сможете получить помощь других, когда будет нужно.

Вы знакомы с кем-нибудь имеющим репутацию постоянно опаздывающего? Вы бы доверили такому человеку серьезный контракт для вашего бизнеса? Я так не думаю. Не будьте таким человеком. Поймите, что обещания, которые вы держите, многое скажут о том, насколько вам стоит доверять и можно ли на вас положиться. Столько же можно понять по тем обещаниям, которые вы не сдерживаете. Выкажите свое уважение отношениям с помощью сдержанных обязательств в жизни и бизнесе, которые вы взяли перед людьми.

Управление информацией — необходимая составляющая вашего тайм-менеджмента, потому что здесь играют роль удобство, экономия времени и организованность. Сколько раз в день или неделю надо связываться с другими людьми для вашего бизнеса? Как часто приходится вспоминать, когда вы говорили с кем-то, о чем и что нужно сделать до следующего разговора с этим человеком? Сколько раз в неделю вы просматриваете один и тот же справочный материал? Имея эту информацию в организованной системе, вы спасете себя от потраченного впустую времени, от лишнего расстройства и ни перед кем не почувствуете себя неловко.

Как вы запоминаете людей в жизни и бизнесе? В основном работают личные знакомства или у вас есть широкая клиентская база? Эти вопросы приводят к следующему информационному ресурсу. Отслеживание людей в бизнесе или жизни называется управлением контактами . Так какой системой управления контактами вы пользуетесь?

Она должна охватывать не только телефонные номера, адреса, электронную почту и другие способы связи. Она должна включать в себя дела, которые вас связывали, причины, по которым вы в последний раз пересекались, и имеющую отношение к делу личную информацию — имя супруга или супруги, любимый ресторан для деловых встреч, прошлые контракты или проекты, которые вы имели с этим человеком. Этот тип управления контактами необходим в таких занятиях, как продажи или профессиональные услуги, или на самом деле — в любой профессии, если вы имеете дело с постоянными или частыми клиентами.

Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.

Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.

В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию. Вы всегда будете знать, где при необходимости посмотреть. Нужно обеспечить постоянный доступ к вашей системе или иметь удаленный доступ к ней с мобильного устройства.

Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.