Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Это важно – информация обо всем НСА, относящимся к документам открытого доступа (незасекреченным) должна быть размещена и в зале, и в Интернете. Если архив издал справочник или собрал картотеку, он должен это декларировать на своем сайте.

Если такого раздела на сайте архива нет – пишите обращение и требуйте этот раздел организовать и наполнить. Если Вы знаете о существовании некого НСА, информация о котором не выложена на сайт – сигнализируйте архиву. Это очень важно! Пользователи из других регионов, возможно, никогда не доедут до читального зала и не смогут узнать, что в нем лежит справочник, который сэкономил бы сотни часов работы и многие тысячи рублей.

Ссылайтесь на пункт 39.2 «Правил», он приведен выше, и делайте ваш региональный архив лучше!

Причем, рекомендации Росархива по размещению информации на сайтах архивов были даны еще в 2001 году (!!!), 20 лет назад. И то, что архивы до сих пор их не выполняют, а Росархив их за это не журит – это просто разгильдяйство с обеих сторон.

Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (Росархив, 2001 г., http://portal.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml)

При создании сайта архива в Интернет рекомендуется помещать на сайт следующую информацию (всего 22 пункта):

12. Общее описание состава и содержания документов, хранящихся в архиве.

13. Сведения о новых поступлениях и рассекреченных документах (в форме гипертекста или базы данных).

14. Описание системы НСА архива, в том числе баз данных и условий доступа к ним.

15. Научно-справочный аппарат архива: электронные версии текстов путеводителей, кратких справочников, каталогов, обзоров по фондам архива.

16. Перечень тематических БД по документам архива.

17. Каталог библиотеки архива.

18. Библиография документальных публикаций, других публикаций с использованием документов архива, публикаций об архиве.

Алгоритм работы по этому вопросу:

• Пошлите запрос в архив об имеющемся у них НСА и режиме доступа к нему пользователей, или соберите сведения об этом в читальном зале (у сотрудников, посетителей, изучая справочники в зале).

• Убедитесь, что информация о составе НСА полностью выложена на сайт архива и отражена в читальном зале.

• Если не выложена, или не отражена – напишите в архив просьбу актуализировать информацию

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26

4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Закон дает архивам возможность оказывать платные услуги и заключать договоры об использовании справочно-поисковых средств.

«Порядок…»:

4.1. Пользователь вправе:

4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе .

В «Порядке…» используется термин «изучение» по отношению к НСА, размещенному в читальном зале. Весь НСА, представленный в читальном зале должен быть бесплатным. Но что включает в себя его изучение? Может ли архив разместить на компьютерах читального зала базу данных и сделать доступ к ней платным? Вероятно, да. Так как исследователь будет не «изучать» базу данных, а «пользоваться» ей. К счастью, пока у нас нет прецедентов размещения в читальном зале платных баз данных. И возможна ли такая трактовка, мы не знаем. Архивам проще не размещать базу данных в читальном зале, а выдавать по ней архивные справки.

Если архив переводит какой-то НСА из разряда общедоступного в разряд служебного с целью дальнейшего взимания платы за архивные справки и консультационные услуги, эта ситуация требует внимательного рассмотрения на предмет законности. Но закон и тут не на стороне пользователя. Если НСА не находится в читальном зале, то даже изучать его безвозмездно формально права нет.