Татьяна Максимова - Научно-справочный аппарат архивов России. Мониторинг-2020

Постепенное, а не всеобщее выкладывание описей легко объяснимо трудозатратами: в большинстве региональных, а тем более региональных архивах – тысячи архивных фондов: отсканировать, распознать, разместить на сайте их описи – долгий процесс. И все же хотелось бы, чтобы архивы подходили к процессу создания НСА не формально, а с пониманием того, что именно ждет пользователь.

3. Удобство использования НСА.

То, что НСА должен не только быть в принципе, но и быть удобным для использования, говорить излишне. Еще один пережиток общего отношения к НСА – игнорирование современных (впрочем, актуальных уже лет 20) особенностях работы с текстовыми файлами. Речь о возможности поиска по файлу, упорядочивании или фильтрации нужной информации. Пользователь электронных НСА часто бывает этого лишен, поскольку описи выкладываются в виде «картинок» – в формате jpg или нераспознанного pdf. Это более-менее понятно, когда описи в оригинале являются рукописными, но нередко архивы выкладывают в графическом формате описи, очевидно существующие в виде набранного на компьютере текста – это хорошо видно по особенностям форматирования. Из крупных российских архивов такой практики придерживается, например, ЦГА г. Москвы: выложенные на сайте архива описи востребованных фондов из сотен листов не распознаны, хотя в целом имеются в более удобном формате.

Вероятно, решением проблемы здесь могло бы принятия единого формата представления оцифрованных описей для разных архивов. Представление в виде графических файлов должно использоваться только для иллюстративных материалов и рукописных описей, во всех других случаях пользователь должен иметь возможность пользоваться описью как привычным текстовым файлом.

Отмечу, что существование рукописных описей архивных фондов в XXI в. – отдельный анахронизм. Конечно, в ряде случаев такие описи сами представляют исторический интерес (например, в РГАДА множество действующих описей фондов было создано 2—3 столетия назад, и с тех пор не менялось), однако в целом подобный подход устарел – рукописные описи следует постепенно переводить в более актуальные форматы.

Отдельно стоит остановиться на удобстве использования АИС архивов. Сейчас у архивов (со) существует сразу несколько форм представления данных в электронном виде – это может быть оболочка от компании ЭЛАР (наверное, самая популярная), система КАИСА-архив, какой-то самостоятельный движок; в АИС часто совершенно разные алгоритмы регистрации, разные алгоритмы просмотра дел и оплаты такого просмотра. Призывать к унификации стандартов в данном случае было бы некорректно: архив или надархивные структуры вправе сами определять свой выбор. Но для пользователя такое многообразие не всегда удобно – в разных архивах приходиться приноравливаться к особенностям той или иной системы. Возможно, можно желать лишь того, чтобы АИС во всех случаях были максимально «интуитивно понятными». Хорошим направлением может быть также «надстройка» базовой АИС архива дополнительными инструментами для работы с НСА и отдельными документами – например, возможность дистанционного заказа дел в читальный зал, копирования. Часть архивов (Государственный архив Тульской области, архивы Санкт-Петербурга) уже успешно идут по этому пути.

4. НСА в муниципальных и ведомственных архивах.

Почти все проблемы, описанные выше, актуальны для архивов федерального и регионального уровня. Вместе с тем в России существуют сотни и тысячи муниципальных (районных, городских) и ведомственных архивов. Их документы гораздо менее востребованы пользователями – отчасти из-за невозможности в принципе организовать изучение материалов (нет читального зала, не созданы полноценные описи), отчасти – от того, что документы таких архивов практически не включены в общий архивный оборот. Лишь небольшая часть муниципальных и ведомственных архивов имеют собственные сайты, еще меньше – знакомят пользователей с составом фондов, публикуя описи или создавая базы данных. Вместе с тем очевидна необходимость рассмотрения документов этих архивов в общем контексте с региональными и федеральными – в муниципальных архивах по-прежнему хранятся большие массивы дореволюционных документов (тех же метрических книг), не говоря о документах, актуальных для изучения биографий советского периода.

Хорошим примером в этом направлении может быть пример создания общероссийского каталога музейного фонда Российской Федерации (Госкаталог). По сути это единая база данных мест хранения музейных экспонатов (в т.ч. документального характера), причем в общем ряду в нее включены как предметы из крупных музеев, так и из небольших сельских. Такая же общая база могла бы быть создана и по местам хранения архивных документов – в первую очередь, для небольших архивов. Робкая попытка создания такого ресурса (он называется Центральный фондовый каталог) была предпринята несколько лет назад Федеральным архивным агентством, но ни удобство использования, ни специфика наполнения не выдерживают критики.