Глеб Архангельский - Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Решая сложный, проблемный вопрос, не торопитесь делать с ним то, чему вас учили на курсах менеджмента, т. е. ставить четкие цели, декомпозировать на подзадачи, расписывать по времени… Не сработает. Заведите мысленаправление в картотеке, помещайте в соответствующую папку любые, даже самые бредовые идеи, а также всю информацию, хоть как-то касающуюся вашей темы. Через некоторое время проблемный вопрос дозреет, и тогда уже можно будет превращать его в задачу. И переносить из картотеки в органайзер.

Метод структурирования внимания

В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. В голове жужжит целый пчелиный рой. «Не забыть напомнить… успеть заехать… когда позвонит Иванов, заодно обсудить…» В результате — перегрузки, стресс, неспособность сосредоточиться.

Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема состоит в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время. Его тоже необходимо расходовать грамотно. А хаос в рабочем пространстве внимание рассеивает, не позволяет ему сосредоточиться на главном и в нужный момент заметить нужный документ или напоминалку.

Давайте разберемся, как устроено внимание человека:

— Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом.

— Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения еще 5–9 — но не больше.

— Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Важно не мешать ему в этом и не пытаться решать все проблемы одновременно.

Грамотно организованная структура рабочего пространства должна соответствовать структуре внимания. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами, выделите три основных области:

— Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете.

— Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых».

— Область далекого внимания — все остальное.

Мы здесь отходим от классического правила «Каждая вещь должна знать свое место». Идеальный порядок на столе совершенно не обязателен. Для начала необходимо жестко поддерживать хотя бы три смысловые области: «сознание» (центр внимания), «предсознание» и «подсознание».

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания — что-то обязательно удалите от него.

Например, повысилась актуальность для вас какой-либо задачи — вы приближаете соответствующую папку в «предсознание». При этом обязательно удалите из «предсознания» что-нибудь, актуальность чего уменьшилась. Таким образом, в области ближайшего внимания всегда будет то количество документов или напоминалок (7±2), которое может быть охвачено вашим предсознанием.

Этот метод гарантирует, что ваше внимание расходуется оптимально. Сознание сосредоточено на центре, ключевом документе; предсознание держит ровно те 7–9 объектов, которые оно способно держать и которые вам нужны в ближайшей перспективе.

Пример применения метода структурирования внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках — добавляется мотивация-настройка на выполнение, плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности моего рабочего ноутбука помещается ровно 9 бумажек моего любимого формата (клавиатурой я пользуюсь внешней). Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажку и, чтобы положить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше 9 напоминалок и нужная будет замечена в подходящий момент.