Глеб Архангельский - Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Рекомендую при планировании встреч пользоваться следующим контрольным списком:

— Схема проезда — распечатайте с сайта вашего контрагента, если там нет — возьмите с электронной карты города или сфотографируйте с бумажной карты (нужны же для чего-то фотоаппараты в мобильных телефонах!)

— Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки и т. п.). Желательно эту информацию сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.

— Вопросы контрагенту: все мыслимые телефоны (его рабочие и мобильные, общий офисный, секретаря, заместителя и т. п.); есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри здания.

Когда я еще не пользовался смартфоном, к каждой встрече заводилась цветная бумажка, содержавшая: название компании, контакты, схему проезда, прикидки по времени на дорогу. После поездки вносились уточнения во время дороги, в организационные подробности («такси удобнее заказывать к торговому комплексу „Алые паруса“, его издалека хорошо видно»). Все бумажки складывались в специальный конверт и при повторных поездках к этому клиенту извлекались и весьма облегчали жизнь. Когда проект завершался, бумажка подшивалась в папку документов по проекту. Сейчас функцию этих бумажек выполняют соответствующие задачи в смартфоне, синхронизируемые с Outlook.

Четвертый шаг создания личной ТМ-системы

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Краткие рекомендации:

— Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.

— При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.

— Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями.

— В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

— Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.

— Выделяйте 2–3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.

— При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.

— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности.

— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

При слове «планирование» русский человек инстинктивно поеживается. В подкорке и костном мозге у нас сидят советские «План — это закон», «К 7 Ноября — любой ценой!» и т. д. Еще планированию мешает «широкая русская душа», творческие порывы которой не так просто организовать. Мешает и «российское бездорожье и разгильдяйство», когда не выполняются обязательства, поезда не приходят вовремя, люди не перезванивают, когда обещали, и т. д.

Тем не менее в сроки укладываться как-то нужно. Выполнять взятые на себя обязательства, не опаздывать на встречи, перезванивать именно тогда, когда обещал, — совершенно естественные «правила личной гигиены» для любого современного человека. Никому из нас не нужно объяснять, зачем ежедневно чистить зубы и принимать душ. То же самое касается и аккуратности в области времени.

Есть и хорошие новости. При слове «планирование» наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для ваших личностных особенностей и специфики вашей работы.

Выполнение многих задач не так просто запланировать. Например:

— «Если встречу гендиректора — решить вопрос с рекламациями».

— «Поеду домой — не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза».

— «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний Интернет».

— «Если позвонит Петров из „Альфы“ — обсудить идею второго проекта».

Под каким часом записать эти задачи в ежедневнике, на какое время установить выпадающую напоминалку в Outlook или мобильном телефоне? Ведь напоминалка обязательно выскочит не во время звонка Петрова, а задача про автосервис будет много раз вычеркиваться в прошлых днях бумажного ежедневника и переноситься на следующие дни. Проще говоря, как справляться с задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?