Петр Сухов - Учимся учиться

Известный советский ученый-экономист Г.Х. Попов, автор целого ряда публикаций по совершенствованию личной работы, для повышение качества планирования советует стремиться превращать нерегулярные дела в регулярные, а дела с условной регулярностью переводить в разряд четко фиксированных по времени. Например, в целях решения важной задачи – защиты диплома – начать регулярно, три раза в неделю, ходить в библиотеку, создав тем самым условную регулярность посещений. Если установить далее время пребывания в библиотеке по понедельникам, средам и пятницам с семнадцати до двадцати часов, то посещения становятся фиксированными во времени. Регулярность и фиксированность во времени упрощают планирование, позволяют тратить на него меньше времени и не упускать из виду важных дел.

Г.Х. Попов разработал также оригинальную картотеку — инструмент для планирования личных оперативных дел. Ее основу составляют карточки размером в четверть стандартного листа бумаги для машинописных работ. На каждую карточку заносится только одно конкретное дело. Карточки — разноцветные. Регулярные дела, строго привязанные ко времени, записываются на синие карточки; регулярные дела, имеющие интервал времени для выполнения, т. е. условно-регулярные, типа «нужно сделать за неделю, за три дня, за месяц»,— на зеленые; нерегулярные — на белые; горящие и неотложные дела фиксируются на красных карточках. Несколько карточек удобно и полезно иметь постоянно при себе для оперативной записи вновь возникающих дел, используя для хранения бумажник, записную книжку или ее обложку.

Собственно картотека — это ящик с карточками, имеющий четыре раздела: календарные записи, задания, не отнесенные к определенным датам, запас чистых карточек разных цветов. Раздел календарных записей имеет тридцать один разделитель из плотного картона, по наибольшему числу дней в месяце. За каждым разделителем помещаются карточки дел, запланированных на данный день. На карточках для дублирования целесообразно писать дату запланированного выполнения, тогда выпавшие карточки всегда можно точно вернуть на нужное место. Раздел заданий, не отнесенных к определенным датам, имеет четыре разделителя: неделя, месяц, квартал, будущее. Здесь размещаются карточки дел, запланированных в общих чертах на соответствующий период. В разделе отдельных лиц столько разделителей, сколько человек находится с вами в постоянном контакте. Возможен вариант с разделителями, соответствующими буквам алфавита. На каждой карточке фиксируется фамилия, имя, отчество, домашний адрес и телефон, место учебы или работы, рабочий телефон и адрес, день рождения и другие необходимые вам основные сведения.

Порядок работы с картотекой прост. Ежедневно карточки раздела календарных записей, лежащие за разделителем очередного планируемого числа месяца, достаются, просматриваются, оцениваются с позиций их важности и комплектуются в порядке планируемой очередности выполнения. Затем они помещаются впереди данного раздела перед разделителем с цифрой 1. Если день проводится в разных местах, карточки можно взять с собой либо переписать запланированный порядок дел в ежедневник. Вечером карточки выполненных дел помещаются обратно, за свой разделитель, а невыполненных дел — размещаются за оставшимися до конца месяца разделителями с учетом временных резервов.

В начале месяца, когда впереди еще много дней, подобное размещение, как правило, не представляет труда. Ближе к концу возможностей становится меньше. Можно, конечно, ряд карточек невыполненных дел помещать в следующий за разделителем «квартал». Но таким приемом советуем не злоупотреблять: начинает появляться принцип откладывания на потом. Картотека — средство для планирования дел на месяц. Если взять себе за правило весь месячный объем дел выполнять за данный срок, то она может выступить хорошим средством дисциплины планирования, предупреждая н предотвращая накопление невыполненных дел, с которыми все равно придется расправляться в конце месяца, но дорогой ценой. Однако есть и другой путь: устранение менее приоритетных дел, если фонда времени на все не хватает. Накопление невыполненных дел является основанием для поиска резервов времени.

Два раза в неделю просматриваются карточки заданий, не отнесенных к определенным датам, и определяются даты выполнения некоторых из них с размещением карточек за соответствующие разделители. Карточки дел, для которых пока не удалось определить время выполнения, помещаются обратно.