А. Артемов - Информационная безопасность. Курс лекций

Учет местонахождения документа– обязательное требование к ведению справочно-информационного банка данных по документам, обеспечивающее постоянный контроль наличия документа и позволяющее последовательно фиксировать фамилии сотрудников, несущих персональную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации. Отметка о местонахождении документа ставится в контрольном журнале или на втором экземпляре учетной карточки документа (см. Учетные формы конфиденциальных документов). Отметка содержит дату и фамилию исполнителя или работника службы конфиденциальной документации, который расписался в учетной форме за получение документа.

Учет носителей конфиденциальной информации, документов предварительного учета– см. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации.

Учет осведомленности сотрудника в тайне фирмы– фиксирование каждого обращения к конфиденциальному документу, ознакомления с ним сотрудника в любой форме (в том числе случайное, несанкционированное). Отражается в учетной карточке документа и на самом документе в виде соответствующей отметки и росписи лица, обращавшегося к документу. Этот факт указывается также в карточке учета осведомленности сотрудника втайне фирмы. По факту несанкционированного ознакомления с документом проводится служебное расследование.

Учет пакетов, конвертов («пакетный учет») – фиксирование сведении о составе поступивших пакетов с документами. Обеспечивает контроль сохранности, Целостности и комплектности документов; документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальным документом от службы доставки с целью предотвращения утраты документа после вскрытия пакета; формирование исходной учетной базы для последующей регистрации поступившего документа и стадий его движения; контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию; установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным номером и номером в передаточной учетной форме; предотвращение утраты частей документа за счет неполного изъятия документа из пакета; исключение возможности ознакомления работников службы конфиденциальной документации с документами, составляющими особую ценность или имеющими помету «Лично»; установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования до адресата; обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в журнале (описи) учета пакетов. В журнал (опись) учета пакетов вносятся также незаконвертованные и электронные документы с целью решения указанных выше задач. При работе с пакетами выполняются следующие процедуры: прием пакетов, учет пакетов, распределение по участкам службы конфиденциальной документации, вскрытие пакетов и изъятие конфиденциальных документов, выделение конфиденциальных документов из общего потока неконфиденциальных документов, внесение этих документов в журнал учета пакетов, закрытие журнала учета пакетов.

Учет подготовленных документов– см. Изготовление конфиденциального документа.

Учетпоступивших документов– фиксирование сведений о каждом поступившем документе на любом носителе. Технологически тесно связан с учетом поступивших пакетов и незаконвертированных документов. Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого срока (периода) их конфиденциальности. Технология традиционного и автоматизированного учета мало отличается от аналогичной технологии регистрации открытых документов. При вводе в автоматизированный банк данных реквизитов и текста конфиденциального документа дополнительно выполняют следующие процедуры: изготовление на учтенном носителе страховой и резервной копий документа; обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к машиноориентированному документу (дискете и т. п.) отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного номера; подшивка бумажного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы конфиденциальной документации и помещение страховой или резервной дискеты (в том числе поступившей дискеты) в ячейку места хранения.

Учетные формы конфиденциальных документов– журнальные (перечневые, списочные), карточные, формы в виде инвентарных описей документов, номенклатур. Могут изготовляться на бумажном, картонном носителе или быть в электронном виде и высвечиваться на экране дисплея. В учетных формах фиксируются факты регистрации исходных сведений о документе, факты переноса информации с бумажного носителя на магнитный, факты регистрации рабочих сведений о документе, факты изменения местонахождения документа и др. Учетные формы должны отражать весь «жизненный цикл» документа в данной фирме. Особенностью карточных учетных форм конфиденциальных документов является необходимость постоянного контроля их сохранности. С этой целью факт заполнения карточки фиксируется в специальном контрольном журнале, в котором указывается номер карточки и отражается динамика изменения местонахождения документа (см. Учет местонахождения документа). В целях исключения из технологии учета журнальной формы может заполняться на документ второй экземпляр карточки, который помещается в валовую (нумерационную) картотеку и выполняет функцию контрольного журнала (см. Картотека учетная). Помимо основных существуют также промежуточные (рабочие) учетные формы – передаточный журнал для регистрации факта передачи документа и его карточки с одного участка на другой службы конфиденциальной документации, внутренняя опись документов, находящихся у исполнителя, карточка учета выдачи документа, карточка разрешения и учета выдачи дела и др. При автоматизированном учете ведутся учетные описи документов или электронных учетных карточек, хранящихся в массивах или на магнитных носителях.