Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

♦ За выполнение первого этапа работ нужно приниматься немедленно.

Практика показывает, что применение этой системы успешно позволяет бороться с привычкой откладывать выполнение работы «на потом». Главное – постоянно следовать установленному плану действий.

СОВЕТ

На каком-то этапе выполнения работы может показаться, что следующие этапы представляются абсолютно туманно, и вы понятия не имеете, как вам нужно будет их выполнять. В результате появится желание вновь отложить выполнение работы. Ни в коем случае не стоит этого делать – нужно продолжать работу на текущем этапе, не думая ни о чем другом. Когда придет очередь следующего этапа работ – тогда и будете думать над ним. Скорее всего, к тому моменту уже найдется выход из затруднительной ситуации.

Очень важно придерживаться установленных сроков завершения каждого этапа – в противном случае есть риск того, что работа окажется невыполненной. Однако если вы настолько увлеклись работой, что не можете оторваться от нее (бывает и такое!) – о сроках можно не вспоминать.

При поэтапном выполнении задания очень полезно поощрять и стимулировать самого себя (конечно, при успешном продвижении работы). Обычно такое поощрение целесообразно делать после завершения очередного этапа работы, либо после решения какой-то крупной задачи в рамках этапа. При этом вознаграждение может быть, на первый взгляд, незначительным, но в то же время приятным (как говорится – «мелочь, а приятно») – например, внеочередная сигарета, бутылка хорошего пива к ужину, шоколадка, и т.п. Подобные «самопоощрения» прекрасно стимулируют дальнейшее выполнение работы.

Лишь после того, как вы научились контролировать свои эмоции и управлять работоспособностью, следует приступать к следующему этапу тайм-менеджмента – расстановке приоритетов; об этом рассказывается в следующем разделе.

Расстановка приоритетов – это процесс, позволяющий отсортировать все имеющиеся цели и задачи в порядке убывания их важности (на первом месте – самая важная задача, на втором – следующая за ней по важности, и т.д.), иначе говоря – упорядочить их по приоритетности.

Каким же образом из всего обилия, казалось бы, одинаковой важности задач выделить те, решение которых должно быть первоочередным?

В первую очередь рекомендуется ручкой написать их на бумаге (именно ручкой на бумаге, а не, например, набрать на компьютере – это позволит лучше «прочувствовать» процесс). В данном случае не имеет значения важность задачи – достаточно просто зафиксировать их в том порядке, в котором вы их вспоминаете.

Здесь может возникнуть вопрос – какой же временной интервал нужно охватить при фиксировании задач? Иначе говоря – если через два года я планирую построить гараж на даче, нужно ли учитывать эту задачу? Или ограничиться задачами ближайшего дня (недели, месяца)?

Вообще период планирования каждый человек может определять самостоятельно. Однако если вы только начинаете заниматься тайм-менеджментом, то наиболее оптимальный вариант – учесть все задачи на предстоящую неделю.

После того, как список ближайших задач готов, нужно выделить из них те, первоочередная важность которых не вызывает сомнения. К таким задачам относятся, например, задачи, невыполнение которых автоматически повлечет за собой невыполнение других, зависящих от них задач. Чтобы было понятней, рассмотрим это на конкретном примере.

Предположим, что вы составили следующий перечень дел на предстоящую неделю:

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ сделать ремонт на кухне.

Очевидно, что в данном перечне дел самая важная задача – это отремонтировать машину. Ведь без решения этой задачи невозможно закупить на рынке материалы для ремонта кухни; а без приобретения материалов для ремонта, в свою очередь, невозможно решить еще одну задачу – сделать ремонт. Поэтому после решения первоочередной задачи самой важной задачей будет являться приобретение материалов для ремонта кухни. В последнюю очередь будет решаться третья задача – ремонт кухни.

Однако не всегда бывает так просто расставить приоритеты. Для примера рассмотрим следующий перечень задач:

♦ отвезти тещу на дачу;

♦ отремонтировать автомобиль;

♦ купить на строительном рынке обои, линолеум и плитку для ремонта кухни;

♦ сделать ремонт на кухне;