Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

• Есть мероприятия, дни проведения которых не совпадают с общегосударственными выходными. В частности, профессиональные праздники. Они могут основательно подпортить вам событие. Например, если вы запланировали флешмоб с мыльными пузырями в московском Парке Горького на 2 августа, то лучше его перенести, чтобы не столкнуться с бурным отмечанием дня ВДВ – это событие ради вас никто никуда не перенесет, а вот последствия могут быть не самыми радужными. Таких дней немного, и их без труда можно найти на calend.ru, к примеру.

• Сезонность. Тут все понятно. Начиная с майских праздников люди стремятся ловить солнце и выезжать на природу. Кто-то уезжает на дачи, кто-то – к друзьям на шашлыки, кто-то – на море, кто-то – в походы, и так далее. Объективно летом в городе людей меньше. И если многие события для взрослых имеют все шансы собрать аудиторию (особенно атмосферные фестивали под открытым небом, концерты на крышах и прочие сезонные приятности), то на мероприятия, ориентированные на детей, придет в разы меньше зрителей.

• Если у вас мероприятия для детей, не забывайте о школьных каникулах (расписание есть в интернете). Многие в это время стараются куда-то уехать, хотя есть и те, для кого становятся актуальными дневные городские лагеря. Поэтому обратите внимание на позиционирование.

• Самый неудачный день для мероприятий любого формата (если это не концерт U2, конечно) – это понедельник. Большинство людей только вливаются в рабочий ритм, отдыхают от выходных и еще не взяли разгон в новую неделю. В пятницу, особенно вечером, наоборот – все хотят расслабиться, пойти на концерт или вечеринку (пятница и суббота – самые лучшие дни для этого), и собрать людей на семинар или мастер-класс будет сложнее, чем в выходные, например.

• Актуальный для многих вопрос: когда лучше проводить семинары, мастер-классы, тренинги? Если ваш курс длится несколько месяцев и занятия проходят 1–2 раза в неделю, то оптимально назначать их вечерами в будние дни (понедельник – четверг). Мало кто будет готов тратить выходные на протяжении нескольких месяцев на образовательный курс (сейчас мы не говорим о случаях высокой мотивации или уникальных событиях/спикерах). Бесплатные вебинары – идеальное время для них нужно тестировать. Оно зависит опять же от того, когда ваша ЦА находится в интернете. Если же у вас интенсив/конференция на 1–2 дня, наилучшим образом для нее подойдут выходные (но это не должны быть выходные из числа длинных). Есть практика проведения конференций в пятницу и субботу – она тоже имеет право на жизнь и никого не отпугивает. Вроде и отдохнуть в воскресенье успеем, и пятницу с пользой проведем.

Еще замечу, что некоторые площадки стоят дороже в выходные и дешевле в будние дни (а некоторые наоборот – уточняйте). Об этом не стоит забывать, но данный факт не должен являться решающим. Главное, что диктует выбор даты мероприятия, – возможности вашей ЦА.

На старте создания мероприятия, сразу после формулировки идеи и уточнения формата, перед организатором встает вопрос: с кем он будет работать? Фактически именно от слаженности, профессионализма и адекватности собранной команды и зависит успех любого ивента – от локального до глобального. Принципы ее сбора одинаковы для всех событий, разница только в количестве и требуемых навыках соратников. Например, у нас за последние полгода выкристаллизовалась команда, на участников которой можно положиться и с которыми комфортно взаимодействовать. Вместе мы провели уже несколько фестивалей и конференций, и у нас большие планы.

Заметим отдельно: команда – это не только и не столько ваши подчиненные. Это специалисты – каждый в своей области. Собрав их, как пазл, вы сможете реализовать проект, не рискуя сдохнуть от переутомления и гиперответственности на полдороге. Благодаря им за неделю до события у вас не возникнет ощущения, что профакаплено все, что можно. Ключевая компетенция организатора, продюсера, руководителя проекта – назовите как угодно! – объединить вокруг себя профессионалов. Когда за каждую зону в коллективе отвечает мастер своего дела, вы можете максимально включиться в свои задачи, в том числе по общей координации, не проверяя ежесекундно все подряд (от заказа полиграфии до времени выхода постов у инфопартнеров) и не контролируя каждый шаг коллег, доводя их (и себя) до паранойи и нервного срыва.

Главное – помните: сначала вы собираете команду, а потом уже принимаетесь за организацию события. Нет ничего хуже и непрофессиональнее, чем заявить сроки, арендовать зал, а потом начинать судорожно искать тех самородков, которые будут с вами реализовывать проект. На словах это все кажется естественным и очевидным, но мы постоянно видим людей, которые за 3–4 недели до проведения крупного мероприятия разыскивают, например, специалиста, который будет вести рекламную кампанию.