Наталия Франкель - Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Если же, допустим, у вас конференция, один из спикеров до последнего момента находился на связи, и все было нормально… А утром в день своего выступления к телефону не подходит, на сообщения не отвечает, и вот до его выступления остается час, полчаса, десять минут. Вы понимаете, что он не приедет, и уже неважно, почему. Вам надо спасать ситуацию. Опять же, у вас два варианта. Если поток один – устроить внеплановый кофе-брейк (площадка всегда должна быть готова к тому, чтобы за 10–15 минут накрыть вам чай-кофе с печеньем как минимум). Почему нельзя переставлять спикеров внутри сетки выступлений? Мы говорили об этом выше, но повторим: потому что кто-то, заранее с ней ознакомившись, приедет только к 17 часам, например, чтобы послушать конкретного докладчика. Поменяв местами выступающих, вы, скорее всего, ничего не измените в настроениях тех, кто уже пришел к вам. А вот от тех, кто планирует свое время исходя из анонсированного вами расписания, вы можете словить негатив, и эти люди будут совершенно правы.

Если потоков несколько – можно предложить участникам перейти в соседние залы (извинившись перед ними за эту накладку и пообещав компенсировать каким-то ценным бонусом от спикера, который не приехал, или от вас лично как организатора) или же пригласить их на незапланированное выступление, например, блок «Вопрос-ответ» с интересным для многих докладчиком. Так, к примеру, совершенно неожиданно накануне конференции «Найди свой трафик» у нас пропал один из спикеров (сейчас он появляется в соцсетях; судя по активности, с ним все хорошо, и до сих пор совершенно непонятно, куда же и почему он вдруг делся). Мы ждали его до последнего, обрывали ему телефон и верили, что он влетит в зал за 10 минут до начала. Не влетел. Но уже накануне вечером у нас было понимание, что если он не приедет, то в образовавшемся окне мы сможем устроить диалог зала с Дмитрием Румянцевым, где он ответит на любые вопросы об интернет-маркетинге, соцсетях и ивентах. Модераторы двух других залов проанонсировали этот внеплановый «доклад», и все получилось более чем славно. И почти никаких нервов никому это не стоило.

• Не готова площадка. Первый вариант: она не готова потому, что не убрана после предыдущего ивента. В разделе о выборе места проведения вашего мероприятия мы вспоминали совершенно эпичную ситуацию с креативным кластером в центре Петербурга, где проводили первый фестиваль о путешествиях и удаленной работе «Путевое дело». Ситуация простая: когда вы договариваетесь (и, в идеале, подписываете соглашение) с владельцем площадки, то оговариваете, в какое время и в каком виде получите в свое пользование все нужные вам помещения. Если вы пришли, и вам передают не то, о чем был уговор, то вариантов немного. Или вы отказываетесь от некондиционного пространства и уходите, но тогда срываете собственный ивент, и последствия, думаем, объяснять не нужно. Или же оперативно решаете вопрос с площадкой: кто это все сейчас же уберет и приведет в порядок. Тут вам в помощь договор, который мы настоятельно рекомендуем заключать всегда и со всеми и в котором все должно быть прописано.

Второй вариант: на арендованной площадке к моменту проведения вашего мероприятия не закончился ремонт. Бывает, что строители обещают сдать помещения к одному сроку, но в процессе понимают, что не успеют, и сроки сдвигаются, а владелец площадки уже сильно хочет начать ее эксплуатировать и при общении с арендаторами идеализирует ситуацию. Вообще крайне не советуем планировать что-то на не сданной после ремонта площадке – это большие риски. Если же получилось так, что вы ее арендуете, то будьте на связи с владельцем, постоянно следите за процессом ремонта, получайте реальные данные о том, в какой стадии он находится и когда будет закончен. В договоре прописывайте санкции, которые последуют при несвоевременной сдаче площадки. Если же договор с устраивающими вас условиями не хочет подписывать вторая сторона, настоятельно рекомендуем поискать другую площадку.

• Не хватает мощностей интернета. Если, например, вы делаете трансляцию вашего события, то для этих целей вам нужно заранее заказывать у площадки отдельный канал (или несколько), которой будет отдан только под нее и не станет раздавать wi-fi. Такая услуга стоит, как правило, отдельных денег, но это совершенно не те расходы, на которых стоит пробовать сэкономить. Если же вашим гостям не хватает мощностей wi-fi – это тоже тот момент, который нужно было обсуждать заранее с менеджментом площадки и при необходимости оплачивать дополнительно.