Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Стоит отметить, что спрос в области мероприятий обычно эластичный, то есть с повышением стоимости участия сокращается количество участников. Чтобы этот эффект не был ярко выраженным, старайтесь сделать мероприятие совершенно уникальным, чтобы его просто не с чем было сравнить.

Человеку свойственно стремление измерять и оценивать результаты своей деятельности. Это справедливо и для бизнеса организации мероприятий. Анализируйте результаты и вносите корректировки. Что мы можем измерить, чтобы оценить мероприятие?

Число участников: общее и по различным категориям.Сколько человек участвовало в мероприятии? Насколько окончательное количество соответствовало вашим прогнозам? Проведите сегментацию и постарайтесь создать портрет вашего участника: должности, представленные отрасли экономики, половой и возрастной состав и пр.

Активность участников.Как вели себя участники вашего мероприятия? Насколько они проявили себя и были активны в подготовленной вами программе? Эти данные могут быть важным косвенным свидетельством удовлетворенности.

Эффективность рекламных каналов.Следите за источниками, из которых участники узнают о вашем мероприятии. Заранее подумайте и подготовьте инструменты, отслеживающие эти источники: опросы участников, специальные «закодированные» флаеры, анкеты и пр. (Ниже мы поговорим о том, как и в каких случаях использовать те или иные рекламные каналы.)

Вы можете также отслеживать увеличение количества статей о вашей компании в прессе, замерить осведомленность Клиентов о компании. Это можно делать как самостоятельно, так и при помощи специализированных мониторинговых агентств или PR-компаний, предлагающих медиааудит.

Удовлетворенность участников.Один из наиболее важных измеряемых параметров, позволяющий оценить, насколько хорошо вы реализовали свое мероприятие, – то есть качество вашей работы. Кроме этого, такие данные могут стать источником для прогнозирования количества участников следующего мероприятия. Помните, что удовлетворенный Клиент расскажет о вас в среднем 6 людям, а неудовлетворенный – 24.

Финансовые показатели.В любом случае необходимо внимательно следить за показателями расходов и доходов и при необходимости вносить коррективы. Используйте эти данные в дальнейшем.

Учитывайте также специфические показатели для мероприятий. Например, рассчитайте свой показатель ROEM – return of event marketing (в противовес ROI – return of investment). Для этого разделите сгенерированные доходы мероприятия на маркетинговые расходы. Нормальным показателем является уровень в 10–20 %.

Например, расходы на маркетинг мероприятия – $1000. Доход должен составить $10 000—$20 000.

Наш бизнес очень неопределенный. Строить прогнозы бывает весьма затруднительно – такова специфика этой деятельности. Многие мероприятия проводятся в первый или вообще единственный раз. В этом случае прогнозы – чаще всего только прогнозы. Планируйте, что вы будете работать в состоянии неопределенности, и смиритесь с этим.

С другой стороны, есть большое количество мероприятий, уже имеющих некоторую историю или даже широко известных. В этом случае, используя данные предыдущих лет, можно довольно точно определить финансовые параметры мероприятия, число участников, ключевые проблемы, которые могут возникнуть, и пр.

Тем не менее невозможно полностью повторить рыночную ситуацию, существовавшую при подготовке предыдущего мероприятия. Так что фактор неопределенности всегда необходимо учитывать.

Здесь надо указать на использование единого корпоративного стиля в оформлении мероприятия. Поскольку проводимое мероприятие дает возможность непосредственно контактировать с аудиторией, подумайте, как использовать эту ситуацию с максимальной пользой для вашей компании. В частности, место проведения мероприятия должно быть оформлено с использованием элементов фирменного стиля вашей компании и компаний-спонсоров.

Идеи для размещения логотипа вашей компании, слогана мероприятия и пр.

Используйте для этого:

– особый сайт мероприятия;

– растяжки, плакаты;

– специально оформленный регистрационный стол и президиум (и трибуну);

– таблички в президиум;