Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

В фильме Ronin Роберт Де Ниро играет очень опытного агента. Его герой покупает оружие у незаконных торговцев. Они встречаются в безлюдном месте, торговец пересчитывает деньги и предлагает забрать товар неподалеку от места встречи – под мостом.

Герой Де Ниро говорит: «Я не пойду, пускай они идут сюда». Почему? «Если ситуация сомнительная, сомнений быть не может», – сказал он. И действительно, под мостом была ловушка. По герою Де Ниро и его коллегам стали стрелять, но осторожность опытного наемника спасла ситуацию, они выскочили из западни, получив и оружие, и деньги. Если бы он пошел, их перестреляли бы. Но предложение показалось ему чуть-чуть сомнительным…

То же – с выбором подрядчиков. Если какая-то мелочь, какая-то деталь вам не понравились и заставили засомневаться, скорее всего вы правильно сомневаетесь и у компании есть какие-то фундаментальные проблемы.

– Если курьерская компания высылает предложение о дешевых тарифах на доставку вашей корреспонденции, но не может в течение дня прислать договор – что-то у них не так.

– Если визитка представителя типографии мнется в руках – что-то у них не так.

– Если вы несколько дней не можете дозвониться до нужного вам человека – что-то у него не так.

Как-то раз к нам обратилась некая компания с предложением о сотрудничестве. Оно было весьма заманчивым, но в присланном потенциальными партнерами письме были допущены грамматические ошибки: при перечислении Клиентов компании название одного из мировых брендов было написано неправильно. Нам показалось странным, что можно так ошибиться, и мы отказались с ними работать. Да, на этом основании. Были и другие причины, но они лишь подтвердили наши сомнения.

Через год судьба свела нас с этой компанией на одном из партнерских мероприятий. Личное общение подтвердило, что мы были правы…

Учет объема заказов

Внимательно проверяйте счета, выставленные вам подрядчиками и обслуживающими организациями. Часто в счет включают ненужные вам позиции: аренду лишних, ненужных вам помещений, лишние кофе-брейки, лишнюю еду, ненужный обслуживающий персонал или оборудование. Все это раздувает расходы мероприятия и не добавляет никакой пользы. Вы просто не воспользуетесь оплаченными услугами. Иногда это делается просто автоматически: компания-подрядчик выставляет счет за пакет услуг, не углубляясь в то, что вам нужно. Часто происходят просто банальные ошибки. Но за чужие ошибки платите вы…

Нередка примерно такая ситуация. Вы договариваетесь (с рестораном, кейтерингом, гостиницей и пр.) об оплате за фуршет по фактическому количеству выпитого алкоголя.

И в конце вечера получаете счет, который превосходит ваши ожидания.

Например, заказано 80 бутылок и есть договоренность, что если будет выпито 50, то счет будет только за 50. Но в конце вечера выясняется, что выпито 75–80.

Правильный ход – попросить представить пустые бутылки с пробками. В противном случае может оказаться, что вскрытые бутылки просто уедут домой к обслуживающему персоналу. Причем лучше заранее предупредить обслуживающую компанию о том, что оплата будет по пустым бутылкам с пробками.

Осознание вашего серьезного подхода и намерения контролировать расходы поможет преодолеть соблазн добавить в счет лишнее.

Если в результате прочтения этой книги вы сможете избежать оплаты хотя бы двух лишних бутылок вина – книга уже окупилась для вас.

Законы риск-менеджмента: время и посещаемость

– Люди могут не прийти на мероприятие, даже если сто раз подтвердили, что придут.

– Люди могут прийти на мероприятие, даже не поставив вас в известность, что собираются прийти.

– Люди опаздывают на мероприятия (включая докладчиков).

– Не все думают о расписании, когда начинают говорить в микрофон. Но все обвинят вас, если оно не соблюдалось (все, включая докладчиков из предыдущего пункта).

Совет, написанный кровью на стене конференц-центра

– Имейте на мероприятии при себе список всех ключевых персон с номерами мобильных телефонов.

– Имейте при себе заряженный мобильный телефон и зарядное устройство.

– На вашем счете за мобильный телефон должны быть деньги (чтобы его не отключили).

– Лучше всего, если у вас с собой будет еще и карточка экспресс - оплаты вашего оператора.

К сожалению, на мероприятиях всегда есть масса возможностей для мелких краж и небольших мошенничеств. Заметим, что мелкие кражи не так безобидны, как кажется. Если у вас пропадает что-то на $100 в месяц, то к концу года общий убыток составит $1200, что уже не так мало. Можно было бы купить компьютер или слетать в отпуск.