Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Меню может вообще стать одной из определяющих идей мероприятия.

– У американцев есть День Благодарения, когда вся страна ест запеченную индейку. Одно блюдо на все страну.

– Во Франции есть праздник молодого вина – Божоле Нуво.

– В России многие празднуют Масленицу – едят блины.

– На Пасхе центральный элемент – пасхальное яйцо.

Таким образом, в некоторых случаях вкус может стать главным связующим звеном всего мероприятия, его символом.

Короткий тест на творческую полноценность мероприятия. Проверьте, какие из указанных элементов, оказывающих воздействие на определенные органы чувств, присутствуют в вашем мероприятии.

Начнем с того, когда вы хотите провести ваше мероприятие. Необходимо учитывать следующее:

– время года;

– день недели;

– время дня.

Например, в зависимости от времени года нужно учитывать вероятность плохой погоды и то, как повлияет на посещаемость мероприятия спад или пик деловой активности в вашей отрасли.

Для иногородних участников лучше проводить мероприятия в понедельник или пятницу: тогда они смогут захватить еще выходные для реализации своих личных планов. Кроме того, стоимость номеров в гостинице и авиабилетов бывает ниже, если гость останавливается на уик-энд. В середине же недели мероприятие скорее привлечет только местных участников, которым не надо решать вопросы транспорта и проживания.

При планировании времени очень важно учитывать предпочтения вашей аудитории. Например, пресс-конференцию для деловых СМИ лучше проводить утром, так как днем о вас уже напишут статью. А журналисты из глянцевых СМИ работают по другому графику, поэтому для них предпочтительнее пресс-конференция во второй половине дня. Для всех СМИ предпочтительнее середина недели, а не понедельник или пятница.

Если вы назначаете мероприятие на начало дня, участники будут иметь возможность закончить все дела на работе накануне. Если же вы назначили мероприятие на вечер, срочные дела в течение дня могут изменить планы участников.

Задайте себе вопрос: чье время тратится на мероприятие? Если вы планируете мероприятие на будний день, время тратят компании и превалировать должны корпоративные мотивы. Если мероприятие намечено на выходной, тратится личное время и должны в первую очередь учитываться личные интересы.

Большинство мероприятий организовываются с целью PR, поэтому на них приглашают прессу. Достаточно много написано о том, как организовать мероприятие для прессы: статьи, небольшие брошюры, целые книги – многие из них с формальной точки зрения безупречны. Эти тексты предназначены для тех, кто организует такие мероприятия – как правило, специалистов по PR.

Разные форматы мероприятия имеют разное значение и помогают вам решать разные коммуникационные задачи. Личное знакомство с журналистами, выход коротких и четких выпусков новостей, инициирование серии обзорных материалов или эксклюзивных интервью, предотвращение кризиса или презентация новых экспертов компании – разные задачи определяют разные подходы.

Пресс-конференция.Формальное, строгое мероприятие с четким сценарием. Строгое расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и местами для журналистов напротив. Задача мероприятия – презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня. Средняя продолжительность 50–60 минут: 30 минут – выступления, 20 – секция «вопросов и ответов» (Q&A). Ход пресс-конференции корректирует модератор.

Из истории мероприятий для прессы

Когда состоялось первое мероприятие для прессы, первая пресс-конференция, история умалчивает. Тем не менее можно опереться на несколько вторичных фактов. Факт № 1. Пресс-релиз (или news release) появился в самом конце XIX века. Такую форму подачи материала начали использовать крупные американские железнодорожные компании. В самом начале XX века в компании Ohio Bell Telephone поняли главное преимущество пресс-релиза: «Вы распространяете пресс-релиз, и журналисты оставляют вас в покое, так как вся информация у них уже есть». Это же время можно считать временем появления пресс-конференций в привычном для нас виде. Ведь именно тогда – и это факт № 2 – возникают и первые специализированные компании – PR-агентства. В 1900 году появилось Publicity Bureau, а в 1904-м свою компанию открыл Айви Ли. Таким образом, пресс-конференции проводят уже более 100 лет.