Кристина Лемайте - Как сделать карьеру, или Психология общения на работе

Особое внимание следует уделить вежливости в отношении вашего непосредственного помощника – секретаря. Относитесь к нему, как к помощнику в делах, но постройте отношения так, чтобы соблюдалась субординация. Только тактичные отношения между вами помогут наладить деловой контакт. От секретаря вы вправе требовать тактичного отношения к другим сотрудникам. Секретарь так же, как и другие сотрудники, должен входить в ваш кабинет, предварительно постучав или сообщив о своем приходе по телефону. Если секретарь по вашей просьбе принесла чашечку кофе или чая, обязательно поблагодарите ее, а не говорите, что это входит в ее обязанности.

Оговорим и правила проведения деловых совещаний, время которых вы должны определить заранее. Желательно, чтобы деловые совещания проходили периодически, в одно и то же время. На совещании присутствует постоянное число коллег, места которых строго определены. Вы являетесь ведущим лицом этого собрания. На вас или секретаря возлагаются организационные обязанности. Во время проведения собрания выступления сотрудников должны быть короткими и сжатыми. Попросите коллег говорить по сути дела. Перед совещанием составьте список выступающих и зарезервируйте место для незапланированных выступлений. Время проведения собрания строго регламентировано.

Под конец рабочего дня не стоит расслабляться. Не нужно постоянно уходить с работы ранее положенного времени. Также не следует часто оставаться после работы. Этим вы сбиваете рабочий ритм других сотрудников.

Правила хорошего тона регламентируют и телефонные разговоры, которые вы периодически ведете со своими партнерами или коллегами. Не забывайте о том, что собеседник также ждет от вас вежливости и тактичности. Не следует слишком долго вести деловые переговоры по телефону. Обычно телефон используется для назначения встреч с партнерами, а не для заключения сделок. Вы можете переговорить с партнерами, уточняя условия заключаемой сделки, но ни в коем случае не разговаривайте о подписании деловой документации, так как эти вопросы обсуждаются лично.

Не беспокойте своего партнера или коллег в то время, когда они предположительно находятся не на рабочем месте. Не забывайте, что они тоже имеют право на отдых, да и все вопросы в отношении ведения вашего предприятия должны обсуждаться в рабочее время. Если вы не можете присутствовать на ранее запланированной деловой встрече, сообщите своим партнерам об этом заранее. Лучше это сделать лично, не по телефону, но если нет такой возможности, то позвоните. Сделайте это сами, не поручая секретарю.

Не забывайте, что успех вашего бизнеса зависит от правильного ведения переговоров с деловыми партнерами. Опять же, здесь ценятся ваши коммуникабельность, тактичность и пунктуальность. Перед началом переговоров следует официально познакомиться со всеми участниками, если вы еще незнакомы. При представлении называйте четко и полностью свои фамилию, имя и отчество. Ни в коем случае не представляйтесь только по имени или фамилии. Вы теперь солидный начальник, и все должны знать вас как Иванова Ивана Ивановича, а не как Ваньку.

Во время ведения переговоров внимательно слушайте собеседников и при необходимости задавайте корректные вопросы. Не стоит загружать партнеров большим объемом информации. В большинстве случаев лучше промолчать, чем сказать глупость. Не повышайте голос, ваш темп речи должен быть спокойным и выдержанным. Излишняя импульсивность не пойдет вам на пользу.

Не принято во время деловых переговоров жестикулировать, обратите внимание и на вашу мимику. Такт и выдержка во время встреч с партнерами помогут создать впечатление о вас, как о деловом человеке. Не принято прерывать деловые переговоры. Если же вам необходимо отлучиться, то сообщите об этом корректно и обязательно договоритесь о повторной встрече в то время, которое удобно для ваших партнеров. Продолжительность переговоров должна быть обговорена заранее.

После деловых переговоров может последовать бизнес-ланч, на котором вам тоже придется держать марку вашего предприятия. Бизнес-ланч длится не более 30 – 40 минут. Не забывайте, что это своеобразное продолжение переговоров, а не совместное поедание изысканных блюд.

Во время бизнес-ланча вы должны соблюдать нормы этикета за столом. За столом следует занять определенное для вас место. Ваша посадка должна быть правильной: спина прямая, ноги поставьте на пол, ни в коем случае не облокачивайтесь руками на стол.