Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Правило 60: 40 позволяет вам реально оценить, когда завершится рабочий день. Если я планирую задачи с учетом буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут из этой пропорции. В остальные вы на 100 % выполните задуманное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим вы замыкаете «классный» порочный круг: планирую – 100 % выполняю – получаю удовлетворение – снова планирую. Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

Трехэтапное планирование создает гибкий и живой план. (Роман Кукушкин, г. Новосибирск)

На этом основные правила завершены. Акцентирую ваше внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получаем хороший план. План, который на 100 % выполним, а значит, приносит удовольствие.

Перейдем к дополнительным правилам планирования.

ПРАКТИКУМ

1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте каждый пункт плана, на что он ориентирован – на результат или процесс?

2. Пункты «не на результат» перепишите, учитывая рассмотренные выше критерии: 2–5 слов и совершенный глагол.

3. Оцените каждый пункт плана по времени. Сколько часов или минут понадобится вам в действительности, чтобы выполнить этот пункт.

4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана за день.

5. Заложите резерв времени 40 %, чтобы план стал на 100 % выполнимым.

Нужно так научиться планировать, чтобы это приносило удовольствие. (Ольга Акулина, г. Санкт-Петербург)

АЛГОРИТМ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ – 7 ШАГОВ:

1. Вечером пишем список дел на завтра.

2. Проверяем каждый пункт «на результат». Изменяем, если требуется.

3. Утром следующего дня оцениваем имеющиеся ресурсы. Все ли пришли на работу, выполняем контрольные звонки, получаем почту. Если требуется, вносим в список свежие задачи «А».

4. Фиксируем норматив напротив каждого пункта дневного плана.

5. Добавляем 40 % резервного времени.

6. Распределяем дела, привязанные ко времени, по рамке дня: что когда выполнять.

7. Приступаем к выполнению.

Приучите себя следовать этому алгоритму. В течение недели-двух вы заметите, как увеличилась ваша продуктивность. Меньше станет авралов и форс-мажоров. Снизится стресс, поскольку будете все успевать. Ваши коллеги начнут завидовать и спрашивать вас: «В чем секрет таких положительных изменений?». Одним словом – наслаждайтесь успехом дневного плана.

Эффективность каждого момента времени растет при планировании.

Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ, планирование на день грядущий. Рекомендуемые методики планирования:

«держать в голове»;

e-mail;

список дел;

секретарь;

метод «швабры»;

В-АВВ;

карта мыслей;

4 по 25;

принцип очереди.

«Держать в голове»

Записать задачу, для того чтобы освободить оперативную память.

Когда применим данный метод планирования на день? Когда несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, наверное, первая мысль – «5–9 дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел возможно. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ресурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем отказаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день – одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь важны результаты и плотность дел низка.

Умение планировать день – залог уверенной работы. (Валерий Вольман, г. Тольятти)

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени, они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент неприемлем. Разве что вам безразличны результаты вашей работы – тогда можете «держать планы в голове».

САМЫЙ ЛУЧШИЙ ИНСТРУМЕНТ – НАШ МОЗГ!

Многие думают, что с покупкой ноутбука, смартфона или коммуникатора они станут больше успевать. Такое же мнение распространяется и на программное обеспечение. Практически на каждом тренинге участники спрашивают: «Александр, какой самый лучший софт для тайм-менеджмента? Действительно ли Outlook помогает организовать себя и добиться большего в делах?» В таких случаях на вопрос отвечаю вопросом: что лучше – пила или рубанок? Какой столовый прибор важнее – вилка, ложка или нож? Как вы догадались, идеального инструмента нет. Суп – ложкой, стейк – вилкой. Вывод: задача диктует, какой инструмент использовать для ее решения.