Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Если все дела поделить по двум критериям, то получатся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат «вчера/много денег» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нужно делать немедленно. Этот квадрат – как пожар, требующий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20 % ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Представьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как назвать такой день? Цейтнот? Аврал? Правда в том, что 80 % авралов человек планирует себе самостоятельно. Сознательно или бессознательно, мы не учитываем факторы и переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого избежать? Откуда берутся эти «А»-вралы?

Ориентация на задачи «В» принесет успех в работе. (Алексей Хивинцев, г. Челябинск)

80 % горящих дел приходят потому, что мы не уделяем внимания квадрату «В» – важным, но не срочным делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он тут же о себе напоминает, совершая кочевнические набеги в квадрат «А» – и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Тушите пожары.

В квадрате «В» три важнейшие группы дел:

здоровье;

обучение;

регулярные задачи.

Подробнее о каждом из них поговорим ниже.

Здоровье.Сегодня или завтра съесть витаминку – не срочно. Сегодня или завтра сделать пробежку, зарядку – не срочно. Профилактика никуда не убежит. Можно отложить и на завтра. Но если так поступать ежедневно, то в итоге мы получаем болезнь, знак того, что пора уделить организму внимание. Один мой знакомый, руководитель крупной московской компании, потерял контракт на 450 тысяч долларов из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб. Челюсть просто раскалывалась, и ему пришлось полдня пролежать в кресле стоматолога. Кто знает, что такое зубная боль, его поймет. Однако самое интересное он рассказал спустя несколько недель.

– У меня за неделю до даты контракта начал побаливать нижний зуб. Да все времени не было. То одно, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное. Как оказалось, упустил куда большее – потерял 450 тысяч долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не может быть на втором месте. Здоровье – это важный приоритет успешного руководителя.

Некоторым нужно на личном опыте понять цену здоровья. Как говорится, пока не заболеешь – не сможешь оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы научиться ценить что-то, нужно попробовать обойтись некоторое время без этого.

Разбивка задач на «АВС» дает просто понять, что планировать можно только задачи «В». (Андрей Безденежных, г. Санкт-Петербург)

Обучение.Как и в случае со здоровьем, обучение – важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас, ох, как нужны. В университете получали тонны знаний, из которых, дай Бог, только 5-10 % реально пригодились к 30 годам жизни. Вот снова аврал – срочно осваиваем новый программный продукт, чтобы восполнить пробелы в полученном в студенческие годы образовании в плане общих практик, и т. д. Задача успешного управленца – поставить на регулярную основу получение новых знаний и навыков. Следует взять за ориентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дипломах. Важно, чтобы это были реальные, практические знания, применить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было сказано выше, – пользу в работе приносят только те знания, которые доведены до уровня Навыка и Привычки. Поэтому как только вы получили новую порцию знаний – практикуйте их, чтобы быстрее «перекачать» на верхние этажи подсознания.

Решая ежедневные задачи – мы лишаем себя авралов. (Марина Журавлева, г. Курск)

Регулярные задачи.Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно, ежемесячно. В каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?