Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

Так что при определенных условиях Outlook, если вы назначили встречу клиенту, может автоматически побудить ERP-систему выставить ему счет, а при получении от сотрудника сводного отчета по выполненным за месяц задачам – автоматически начислить ему бонус в системе кадрового учета. Таким образом, корпоративный тайм-менеджмент будет интегрирован с корпоративным менеджментом не просто идеологически, но и технически.

Многие наши клиенты используют малую автоматизацию не только как дополнение к большой, но и как предварительную подготовку к ней. Например, настроив систему работы с клиентской информацией на базе контактов Outlook, на практике попробовав работать с клиентами с помощью пользовательских полей, гораздо легче сформулировать оптимальные требования к CRM-системе.

Это очень важная функция малой автоматизации. Можно месяцами думать, планировать, выбирать корпоративную информационную систему, затем долго ее внедрять – и в итоге жестоко разочароваться. Дело в том, что с помощью чисто мыслительного анализа невозможно просчитать все ваши потребности и все необходимые функции IT-системы.

А вот реальное использование простых форм и настроек в Outlook – прекрасный пилотный полигон, область проб и ошибок, позволяющая набить все необходимые шишки гораздо дешевле и быстрее, легко набрать необходимый опыт плавания на нескольких моторных катерах – и уже на основе этого опыта формулироватьтребования к выбору авианосца.

Сергей Олехов, руководитель аналитической службы Лианозовского молочного комбината

Я прошел не один тренинг по теме управления своим временем, но тренинг «Организации Времени» в компании «Вимм-Билль-Данн» произвел на меня сильное впечатление. Особенно своей практической ценностью. Многое навело на размышления, а некоторые идеи, с которыми я познакомился на тренинге, привели меня к созданию своей собственной методики ежедневного планирования рабочего времени в Microsoft Excel. Новая электронная система организации рабочего времени стала более удобной, экономичной, технологичной. Со старой, бумажной, ее и не сравнишь. Основное преимущество: я получил возможность одновременно планировать не только свою работу, но и работу своих подчиненных, что для меня как руководителя чрезвычайно важно. Если мне нужно запланировать задачи для своих сотрудников, файл с планом работ на день вкладывается в общую папку, и его видят все мои подчиненные. Сразу скажу, что такая система планирования имеет смысл, если ежедневных задач больше четырех-пяти и если они разные. Когда их меньше, можно обойтись и обычным бумажным ежедневником.

Как строится моя система планирования? Я использую принцип «1–7–31», о котором узнал на тренинге. Мой файл состоит из двух листов: «1–7–31» и «По дням». На лист «1–7–31» я заношу общий список всех заданий. Ежедневно, в конце или в начале дня, провожу анализ заданий со значением «день» и «неделя». Еженедельно анализирую задания со значением «месяц – год». В Excel это делается просто, к тому же можно легко поменять значение, присвоенное задаче. Для выбора задач с заданным значением из общего списка удобно применять автофильтр. Таким образом, с помощью автофильтра я, например, выбираю задачи со значением «день», и они формируют список необходимых заданий на следующий день. Этот список я копирую и переношу на второй лист файла – «По дням».

Лист «По дням» я использую для планирования каждодневных задач. Он представляет собой практически готовый план работы на текущий день. Еще одно преимущество Excel – возможность выбирать разный цвет фона ячеек. Так, например, зеленым цветом я выделяю фамилии исполнителей задач (что дает возможность держать процесс выполнения под контролем); желтым – наиболее важные задачи, требующие особого внимания; красным – срочные задания, за которые придется отчитываться перед руководством, а синим – вопросы, связанные с рабочим процессом косвенно. Такова вкратце моя система планирования в Excel, которая значительно облегчила мне управление рабочими задачами.

Роберт Оуэн разработал особое устройство, так называемый «тихий монитор» для улучшения дисциплины. По этой системе Оуэн ставил четыре различных оценки каждому своему помощнику, а те, в свою очередь, каждому из своих подчиненных. Эти оценки различались цветами: черный, синий, желтый и белый – в порядке возрастания качества. Брусок дерева с четырех сторон окрашивался в разные цвета. В конце каждого рабочего дня выставлялись оценки, и соответствующая оценке сторона бруска поворачивалась к пролету цеха. Любой рабочий, проходя мимо блока, мог быстро оценить работу свою и других рабочих за прошедший день. Это новшество должно было мотивировать «хороших парней» и подгонять отстающих.