Брайан Гарнер - Эффективные письменные деловые коммуникации

Мои задачи (до заключения сделки купли-продажи)

• Оценить сумму страхового покрытия.

• Провести переговоры с подрядчиками по поводу планировки и отделки помещения в соответствии с нашими пожеланиями. Уточнить, сможем ли мы включить стоимость этих работ в сумму ипотечного займа.

• Рассчитать годовую стоимость обеспечения того уровня безопасности, который мы имеем в настоящий момент.

Мои задачи (после заключения сделки купли-продажи)

• Заключить контракты с подрядчиками по эксплуатации здания (уборке помещений, вывозу мусора, уходу за прилегающей территорией и обеспечением работы парковки).

• Спланировать переезд, обеспечив бесперебойную работу компании (собственно переезд, пересылку корреспонденции, обеспечение телефонной связи и интернета, закупку новых канцелярских принадлежностей, обновление адреса, оповещение клиентов, перенесение вывесок и табличек и т. д.).

• Помочь Стиву осуществить планировку помещения, которая способствовала бы коммуникации и сотрудничеству внутри компании, а также эффективному использованию внутреннего пространства.

Для того чтобы изложить все это в виде письменных рекомендаций, поставьте себя на место Стива и подумайте, какие предложения вы хотели бы услышать от своего офис-менеджера, чтобы более эффективно выполнить стоящую перед вами задачу. Но вам придется немного потрудиться – например пообщаться с сотрудниками компаний, которые недавно переехали или приобрели новые помещения. Если вы не знакомы с такими людьми, попросите агента по коммерческой недвижимости связать вас с одним-двумя своими клиентами.

Для каждого этапа мы выделили три основные задачи – по крайней мере, как мы их себе представляем. Взгляните, как легко теперь начать работу Плотника (написание полезной служебной записки для Стива).

Кому:Стиву Хэскеллу

От кого:Кэрол Соммерс

Тема:Предстоящая покупка здания по адресу: Мэйпл-авеню, 1242

Дата:12 апреля 2012 г.

По Вашей просьбе я проанализировала логистические аспекты приобретения здания на Мэйпл-авеню и перемещения туда офиса нашей компании. Ниже приведены мои предложения по каждому этапу данного процесса.

В настоящий момент

Я бы хотела получить Ваше одобрение на немедленное решение указанных ниже задач, так как это позволит нам получить более полное представление о стоимости предстоящей покупки и переезда.

1. Оценить величину страхового покрытия.

2. Провести переговоры с подрядчиками по поводу планировки и отделки помещения в соответствии с нашими пожеланиями. (Я уточнила в банке, сможем ли мы включить стоимость этих работ в сумму ипотечного займа, и они ответили положительно.)

3. Рассчитать годовую стоимость обеспечения того уровня безопасности, который мы имеем в настоящий момент.

До заключения договора ипотечного займа

Если Вы примете решение о заключении сделки купли-продажи и предложение будет принято, я займусь следующими вопросами, прежде чем мы заключим договор ипотечного займа.

1. Организация по меньшей мере одного тщательного осмотра здания.

2. Консультация с нашим бухгалтером, настолько подробная, насколько Вы сочтете нужным, для оформления бумаг, необходимых для получения банковского финансирования в запланированном объеме.

3. Контроль за соблюдением всех сроков, связанных с проведением процедуры комплексной юридической проверки сделки.

После заключения договора ипотечного займа

Когда договор будет подписан, я займусь техническими вопросами, связанными с переездом.

1. Помогу осуществить архитектурную планировку помещения, которая способствовала бы коммуникации и сотрудничеству внутри компании и эффективному использованию внутреннего пространства.

2. Спланирую переезд, обеспечив бесперебойную работу компании (собственно переезд, пересылку корреспонденции, обеспечение телефонной связи и интернета, закупку новых канцелярских принадлежностей, обновление адреса, оповещение клиентов, перенесение вывесок и табличек и т. д.).

3. Заключу контракты с подрядчиками по эксплуатации здания (уборке помещений, вывозу мусора, уходу за прилегающей территорией и обеспечению работы парковки).

Вопросы, требующие Вашего решения

Пока я буду заниматься вышеупомянутыми вопросами, возможно, Вам стоит обратить внимание на некоторые моменты.