Сергей Ковалев - Секреты успешных предприятий - бизнес-процессы и организационная структура

Последние два фактора успеха из приведенного перечня ранее не рассматривались и поэтому будут подробно рассмотрены в этой главе.

Типовой проект по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры состоит из следующих этапов:

• формирование команды управления и координационной рабочей группы проекта;

• планирование проекта;

• обучение персонала и техническое обеспечение проекта;

• выделение и ранжирование бизнес-процессов, выбор процессов и ключевых показателей для первоочередного улучшения;

• формирование процессных рабочих групп по выбранным для оптимизации бизнес-процессам;

• разработка планов по описанию и оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры их поддерживающей;

• описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры;

• разработка процессных и структурных регламентов «как надо»;

• внедрение новых схем деятельности и их опытная эксплуатация.

На рис. 7.1. приведена графическая схема, визуализирующая этапы и их последовательность для типового проекта совершенствования.

На первом этапеформируется команда управления и координационная рабочая группа проекта, которые будут заниматься общим планированием, контролем и управлением проектом. В состав команды управления должны войти менеджер, куратор, администратор и несколько участников. В состав координационной рабочей группы должны войти топ— менеджеры компании, включая первого руководителя. Их основной задачей будет являться принятие решений о выделении и выборе бизнес-процессов для оптимизации, определении ключевых показателей, выбор вариантов процессов «как надо».

В состав координационной группы также должны войти специалисты по процессному управлению. Их роль могут сыграть как внутренние сотрудники предприятия из служб управления бизнес-процессами, организационного развития, управления качеством и т. д., так и привлеченные на временной основе внешние консультанты. Основной их задачей должно являться методологическое и информационное обеспечение работы топ-менеджеров и обеспечение принятия ими решений по проекту.

В больших компаниях рекомендуется более формализовано подходить к формированию этой группы. Для этого нужно заранее описать роли участников в положении о координационной рабочей группе проекта. В этом случае в положении нужно указать, каким топ-менеджерам дается право решающего голоса по проекту, а каким топ-менеджерам и специалистам по процессному управлению — право совещательного голоса.

На втором этапепроекта координационная группа должна разработать общий агрегированный план проекта, в котором описываются общие цели проекта, основные этапы, сроки и ответственные.

Этот план является типовым и содержит представленные выше этапы. Сформулированные в общем плане цели проекта имеют общий характер, так как их точное формулирование невозможно без выбора процессов для оптимизации и определения ключевых показателей, подлежащих улучшению. Эта работа будет сделана позже, после чего сформированные процессные группы по выбранным для оптимизации процессам начнут разрабатывать детальные планы по своим задачам. Именно в их планах будет точное описание конечных целей и результатов проекта.

Для реализации проектов по оптимизации предприятия на третьем этапенеобходимо провести обучение ключевых сотрудников компании методам описания и оптимизации бизнес-процессов, а также основным технологиям построения оргструктуры. В состав ключевых сотрудников, проходящих обучение, в первую очередь должны войти руководители верхнего и среднего уровней управления, а также ключевые специалисты структурных подразделений, которые будут играть значимую роль в проекте улучшения.

Целью такого бизнес-обучения является не только приобретение знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения проекта. В ходе обучения также происходит демонстрация необходимости улучшений и подготовка компании к изменениям. Мероприятия, преследующие вторую цель, называют внутренним маркетингом и PR проекта, который является одним из методов уменьшения сопротивлений.