Array Array - Как разобраться с делами

В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4—8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Важно знать, что нужно собирать, и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем, чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.

Собрать 100% «Хвостов».

Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки — все вещи, которые кажутся вам незавершенными — все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень — все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.

Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма — в почтовом ящике.

Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».

Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений — «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или выкинуть, и старые журналы на кофейном столике — все это попадает под категорию «хвосты».

Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т.е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать — это уже «хвосты». «Хвосты» — это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».

Чтобы управлять «дырами» правильно, вам необходимо собрать их в некий контейнер на временное пребывание, пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.

В основном, все уже собрано, в самом широком смысле. Если информация не была организована по вашей собственной системе, тогда она по-прежнему существует в осевшем на ваших мозгах состоянии. На самом деле, если вы не поместили дело в такой контейнер, это ещё не значит, что вы проигнорировали или пропустили его. Я настаиваю на том, чтобы информация была собрана где-то, но только не у вас в голове .

Инструменты сбора.

Существует несколько типов инструментов. Все описанное ниже может быть использовано в качестве «корзинки» для сбора внутреннего контента и информации, поступающей извне:

* Простой лоток

* Записи в блокнотах и на листках.

* Электронные записные книжки

* Звукозаписывающие устройства

* Электронная почта

Простой лоток.

Простой пластиковый, деревянный, кожаный или проволочный лоток — самый популярный инструмент для сбора печатного и рукописного материала и других предметов, работу с которыми надо организовать: писем, журналов, заметок, визиток — даже для фонариков с севшими батарейками.

Записи в блокнотах и на листках.

Блокноты с клейким переплетом, на спирали или просто листы из упаковки — все это отлично работает для сбора внезапно приходящих идей, информации извне, необходимых обязанностей и т.д. Любой бумажный носитель на ваш вкус сгодится.

Электронные записные книжки.

Электронные заметки в любом случае делаются с целью дальнейшей обработки. Прогрессирующие технологии распознавания рукописного текста, а с ними и весь спектр электронных устройств для сбора информации должен быть в ходу.

Звукозаписывающие устройства и устройства для прослушивания.

Доступные устройства для прослушивания, такие как автоответчики, голосовая почта, электронные и ленточные диктофоны — все это может быть полезным для записи перечня дел, которые вам следует помнить и которые потом надо будет сделать.

Электронная почта.

Если вы связаны с миром посредством электронной почты, то ваш почтовый клиент располагает определенным пространством для хранения входящих писем и файлов, до тех пор, пока письма не будут прочтены и обработаны. Телефоны и пейджеры тоже такое могут.