Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

Отмечу, что при написании «Формулы времени» я пользовался хронометражем в «Дневнике», но в итоге остановился на более привычной и простой схеме хронометража в «Календаре».

Для доступа к задачам я пользуюсь в основном панелью задач в «Календаре» и гораздо реже – собственно папкой «Задачи». В панели задач все сгруппировано по категориям (см. скриншот):

0 День и 0 Неделя– сделать в течение сегодняшнего дня (реально – 2-3 дней) и в течение недели (реально – 2-3 недель) соответственно. 1 Год – все остальное (просматривается раз в пару недель) .

Список задач на день приоритезирован, главное выделяется красным и попадает в начало списка; поставленное на оперативный контроль – в конец списка (и выделяется серым цветом, чтобы отличаться от собственно моих задач). В большинстве случаев задачи начинаются с классификатора проекта: например, «ОЛ-книга: приложение к 3 изданию» – это та самая задача, которую я сейчас выполняю, то есть написание нового материала для книги по Outlook. Внутри задач часто содержатся подробности: копии писем, схемы и т.д. Многие задачи, вообще говоря, и рождаются из писем – методом перетаскивания из папки «Входящие» в папку «Задачи». При этом я не пользуюсь появившейся в Outlook 2007 возможностью поставить на письмо флаг «К исполнению» и видеть его как задачу в панели задач – я склонен жестко разделять письма и задачи.

В категории «Проекты» содержатся головные задачи по абсолютно всем проектам, в том числе тем, которые еще только в замыслах. «Стратегическая картонка» – 7-8 оболочечных задач наиболее актуальных на данный момент проектов, находящихся в активной работе, и еще 4-5 оболочечных задач функциональных ключевых областей («Продукты», «Организация», «Продажи»…) День, как правило, начинается с просмотра категории «Стратегическая картонка». Крупные шаги по проектам, написанные в полях «Тема», сразу бросаются в глаза и побуждают запланировать что-то в направлении этих шагов на сегодняшний день (то есть в категорию « 0 День» либо в «Календарь» на сегодня) .

Категория « 1 На контроле АГ» реализует еще один элемент контекстного планирования – по людям и организациям. Каждая задача внутри категории начинается с инициалов человека (если это сотрудник компании), либо фамилии (если это внешний контрагент), либо названия организации (к примеру, издательство «Манн, Иванов и Фербер» называется просто и с достоинством – «Издательство»). Поскольку параметры сортировки в панели задач у меня настроены по важности, затем по полю «Тема», все задачи внутри категории «На контроле» располагаются по алфавиту. И, общаясь, например, с менеджером Алексеем Максаковым, я пролистаю содержимое категории «На контроле» до задач, начинающихся с инициалов «АМ: …» (таких задач на одного человека обычно 5-10), и смогу затронуть в разговоре все, что меня интересует.

Категория называется «На контроле АГ», а не, например, «Делегированное», потому что многие задачи в ней не просто фиксируются мной лично для себя, но назначаются сотрудникам через Outlook. Таким образом, категория имеет понятный смысл на обоих «концах провода»: и у меня, и у сотрудника, в панели задач которого задача, естественно, появляется с этой же категорией.

Наконец, категория « 1Справочное» содержит различную полезную информацию: реквизиты, авиарейсы, заметки с тренингов, адреса банкоматов и т.д. и т.п.

Папка «Задачи» используется редко, в основном в представлении «Стратегическая картонка». Туда отбираются только оболочечные задачи проектов, определенным образом сгруппированные и отсортированные для удобства долгосрочного планирования.

Автоматических фильтров для почты я не использую, спам отсеивает секретарь (пересылая с info@improvement.ruна мой личный ящик только те письма, которые действительно адресованы мне). Вся работа осуществляется вручную следующим образом.

Почту я стараюсь скачивать не чаще 3-4 раз в день (внеочередной позыв скачать почту – верный признак нежелания делать что-то по-настоящему важное) и тратить в день на ее разбор от 30 до 60 минут в общей сложности, лучше – меньше. Входящие быстро просматриваются, на что можно ответить сразу и быстро – получает свой ответ, и письмо вручную скидывается в одну из архивных папок (структуру папок можно увидеть на скриншоте ниже).