Виктор Дельцов - Почему мне не хватает времени?

– творческие задачи (планирование, написание докладов, анализ результатов и подведение итогов, решение стратегических проблем).

Различные задачи предъявляют различные требования к исполнителю. Соответственно, чтобы правильно распределить нагрузку, нужно, чтобы та фаза активности, в которой вы находитесь в данный момент, соответствовала требованиям выполняемой задачи.

Задачи по техническому обслуживанию требуют наименьшей отдачи сил.

Тем не менее нередко случается, что эти простые и не очень важные вещи отвлекают вас от выполнения тех задач, которые требуют постоянной напряженной концентрации внимания и усилий. Высвободить энергию, необходимую для решения наиболее трудоемких задач, можно, используя силу привычки.

Если вы предпочитаете творческую работу и чувствуете отвращение ко всему, что связано с рутиной, вас должно утешать сознание того, что привычные рутинные дела, которые вам приходится выполнять день за днем, создают ресурс времени, необходимый для решения творческих задач.

Есть виды деятельности, практически не требующие расхода интеллектуальной энергии. Например, поддержание порядка на рабочем месте, обновление графиков, аккуратная проверка входящей корреспонденции. Если эту работу довести до автоматизма, привычки, то можно повысить продуктивность более сложной работы.

Творческие задачи обычно отнимают наибольшее количество времени и сил и требуют наивысшей концентрации внимания.

Задачи общественного характера могут варьироваться по продолжительности, но в любом случае они требуют огромного расхода эмоциональных сил. Никому не нужно объяснять, чего стоит объявление выговора подчиненному или уведомление сотрудников о предстоящем сокращении штатов.

Сами по себе эти задачи могут и не занять много времени, но по психологической нагрузке они вряд ли сравнимы с двумя предыдущими видами задач. Подобные мероприятия требуют от исполнителя предварительной моральной подготовки, поэтому стоит особенно тщательно обдумать время их проведения.

Примерами линейной концепции применительно к рабочему процессу являются планирование и делегирование полномочий, состоящие из нескольких последовательных этапов.

Скорее всего жизненных целей у вас несколько. Если не хотите впустую тратить время (а это непременно произойдет, если вы будете разрываться между достижением сразу нескольких целей), необходимо расставить приоритеты. После того как вы определите основные цели, но прежде, чем приступите к планированию, проведите «инвентаризацию» своего времени. Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время.

Не стоит полагаться на память – записывайте! Ведь наше восприятие времени весьма субъективно: двадцатиминутное совещание может показаться вечностью, в то время как получасовой телефонный разговор с другом пролетит как несколько минут.

Некоторые люди постоянно ведут учет своего времени, расписывая свой день буквально по минутам, и строго следуют намеченному плану.

Иногда такой подход становится источником напряжения и несет больше вреда, чем пользы, – во всем нужна мера!

Составьте таблицу из двух граф: «Вид деятельности» и «Затраченное время». Заносите в нее дела, которыми вы занимались в течение дня, и затраченное на них время с точностью до 10 минут. Делайте это в течение одной недели и постоянно анализируйте записи.

Подумайте, какие вопросы можно решать только самостоятельно, а какие передать подчиненным.

Теперь начинайте планировать.

Вы можете просто составить список задач по степени важности на данный момент и вычеркивать по мере выполнения.

Вносите в список только те дела, которые действительно требуют вашего внимания.

Помните правило: 80 % успеха приносит реализация 20 % дел, т. е. максимальный процент успеха вам принесет выполнение 2 дел из 10.

Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала дела, требующие минимальных усилий, чтобы скорее вычеркнуть их из списка.

Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.

Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.

Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.