Виктор Дельцов - Как заполучить расположение начальства

Второе условие правильного понимания Вашего сообщения – это использование точных формулировок, не допускающих инотолкований. Кстати, это особенно важно для делового общения, поэтому стройте свои сообщения ясно, четко и экономно, ведь в деловом мире время – очень ценная вещь. Не используйте слишком сложные и витиеватые конструкции, свойственные художественной речи: в деловом общении они затрудняют понимание, могут вызвать недоумение и даже раздражение у Вашего собеседника. Но и опускаться на уровень «Ну типа, короче...», разумеется, не стоит.

Вы можете мне возразить: почитайте деловые документы, их-то при всем желании нельзя назвать простыми и незамысловатыми. Да, это верно, поскольку в подобных документах надо отразить все мельчайшие подробности, чтобы ничего не упустить из вида. Однако, не забывайте о разнице в восприятии письменной и устной речи. На слух гораздо сложнее воспринять сложные конструкции: учитывайте это при построении своих сообщений.

Очень многое зависит и от ситуации, в которой протекает наше общение. Понятно, что со своими друзьями мы разговариваем по-другому, чем с коллегами. Да, основной тон общения на работе – официальный. Однако и в рабочей обстановке бывают разные ситуации: одно дело, если Вы беседуете со своим сослуживцем в обеденный перерыв за чашкой кофе, и совсем другое, если Вы находитесь на совещании в кабинете руководителя. Грань между официальным и полуофициальным общением (на мой взгляд, совсем уж неофициальный стиль общения, пусть даже и с коллегами, в офисе вряд ли допустим; я думаю, Вы согласны со мной в этом вопросе) очень тонка, поэтому-то ее так легко перейти, даже не заметив этого перехода. Тем не менее, нарушать границы дозволенного крайне нежелательно, так что следите за собой. С кем бы Вы не общались, тщательно выбирайте подходящие случаю слова, интонацию, жесты. Мой Вам совет: если Вы сомневаетесь, какой стиль общения – официальный или полуофициальный – использовать в той или иной ситуации, сделайте выбор в пользу официального стиля – так Вы не ошибетесь, и Ваши сообщения не будут звучать неуместно.

И еще несколько слов по поводу полуофициального общения. Как известно, просьбы и пожелания можно выражать в прямом виде, а можно и в косвенном. А вот знаете ли Вы, что просьбы, выраженные в косвенной форме, обычно выполняются охотнее? Это связано прежде всего с тем, что в прямом виде просьба часто воспринимается как приказ, а кому же нравится, когда им командуют, пусть даже и по работе? Интересный факт: согласно статистике, демократичный руководитель использует при общении с подчиненными в среднем 5 % прямых указаний, а вот авторитарный начальник – до 60 %. А вообще, косвенное общение считается более вежливым. Оно необходимо, прежде всего, в небольших коллективах. А причем здесь полуофициальное общение, спросите Вы. Дело в том, что в официальной обстановке такой косвенная форма сообщений отнюдь не приветствуется, ведь, как Вы уже знаете, здесь в первую очередь необходима точность, не допускающая инотолкований. Однако ничто не помешает Вам сказать сослуживцу: «Что-то шумно в коридоре» и «Как быстро стемнело!» вместо «Закройте дверь!» и «Включите свет!».

Вряд ли кто из нас практикует занятия магией, однако всем нам с детства знакомы волшебные слова, такие, как «спасибо», «пожалуйста» и др. Действительно, если они и не способны творить чудеса, то улучшить любое сообщение вполне могут. Ими нельзя перегрузить высказывание, более того, они необходимы, поэтому используйте их в своих сообщениях. Разворачивайте с их помощью свои просьбы, ведь короткая просьба воспринимается хуже, чем просьба развернутая, поскольку первая опять-таки понимается многими людьми как приказ.

Мы с Вами уже говорили о том, что как можно чаще обращаться к человеку по имени-отчеству – это эффективный психологический прием. Отсюда вывод: включите в свое сообщение имя-отчество своего слушателя. Начинать высказывание с обращения хорошо и потому, что звук собственного имени заставляет собеседника насторожиться и отнестись с вниманием к тому, что Вы скажете.

В психологии общения существуют такие понятия, как «Я-высказывание» и «Вы-высказывание». Приведу примеры подобных конструкций: «Не разговаривайте со мной в таком тоне!» и «Когда Вы разговариваете со мной на повышенных тонах, я ощущаю себя оскорбленным. А мне бы очень хотелось найти с Вами общий язык, но в нормальной обстановке». Первое предложение – это «Вы-высказывание», а второе, соответственно, «Я-высказывание». Вы уже почувствовали, что второе сообщение будет воспринято собеседником намного лучшего первого, поскольку использование «Вы-высказываний» создает настолько сильное ощущение правоты говорящего и вместе с тем неправоты слушающего, что это рождает одни отрицательные эмоции: раздражение, а то и ярость. Даже если человек действительно ведет себя неправильно, ему не понравится, что собеседник указал на это в такой категоричной форме. Дальше следует защитная реакция, которая ведет к конфликту. Поэтому стройте свои сообщения по принципу: «Я-высказывание»: это позволяет разрядить обстановку и добиться смены позиции собеседника, что Вам и нужно.