Павел Дубнов - Access 2002 - Самоучитель

Рис. 3.4

Первичный код

Когда все это будет сделано, вы получите предупреждение о том, что ключевые поля не заданы, как показано на рис. 3.5.

Если вы отказываетесь установить ключевые поля и отвечаете Нет,программа запомнит таблицу в том виде, в каком она показана на рис. 3.4. Однако вопрос о ключевых полях все равно возникнет на следующем этапе работы – когда вы будете формировать связи между файлами, и уж тогда без ключевых полей система не справится с этой задачей. Если вы поддались на уговоры и сразу согласились создать первичный код, выбрав ответ Да,то программа сама сделает это. В результате таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.6.

Если вы выберете пункт Отмена,таблица вновь примет тот вид, который показан на рис. 3.4. Однако это промежуточное состояние, из которого все равно надо как-то выходить. Внимательно посмотрите на первичные коды, созданные системой в поле Код.Здесь они ничем не отличаются от кодов, созданных пользователем в поле Код страны.Но в общем случае коды, введенные в это поле, совсем не обязаны быть такими же упорядоченными, как коды поля Код,– таблица, показанная на рис. 3.6, представляет собой словарь, и коды могут периодически изменяться. Поэтому для надежного контроля за файлами в Access предусмотрен механизм системных первичных кодов. Иногда (как, например, сейчас) они вводятся только по желанию пользователя. В других случаях при отсутствии этих кодов ряд функций Access 2002 выполняться не будет.

Поэтому, если у пользователя нет каких-то серьезных причин отказываться от введения первичных кодов, желательно их все-таки создать.

Описанная в предыдущем разделе таблица создавалась, можно сказать, стихийно. Теперь мы будем придерживаться строгой последовательности действий, заблаговременно обосновывая все дальнейшие операции, задавая необходимые данные и их форматы.

Окно конструктора таблиц

Войти в этот режим можно двумя способами. Первый: выберите пункт Конструкторв окне Новая таблица– рис. 3.2, затем щелкните по кнопке ОК.Другой вариант: выберите пункт Создание таблицы в режиме конструкторав окне базы данных (см. рис. 3.1). На экране появится окно конструктора таблиц (см. рис. 3.7), содержащее три раздела:

Рис. 3.7

• Имя поля;

• Тип данных– обязательный раздел;

• Описание– необязательный раздел.

В разделе Имя поляследует указать имена полей – те самые, которые в предыдущем разделе вводились в заголовки столбцов таблицы. Ситуация с первичным кодом совершенно аналогична.

Чтобы начать работу с разделом Тип данных,надо щелкнуть мышью в его пределах. Как только это произойдет, в его правой части появится стрелка прокрутки. Щелкните по ней – увидите список типов данных, которые поддерживаются в Access 2002 (см. рис. 3.8). Характеристика типов данных приводится в следующем разделе этой главы.

Сведения о типах данных, полей и их свойствах являются в Access 2002 базовыми и используются при создании таблицы в режиме конструктора.

Типы данных и их свойства

Типы данных, поддерживаемые системой Access 2002 (см. рис. 3.8), приводятся вместе с основными характеристиками:

• Текстовый– символьные данные или сочетание символьных и цифровых данных. К этому типу относятся также цифровые данные, которые не требуют вычислений над ними (например, номер телефона). Длина поля по умолчанию составляет 255 символов, но можно задать меньший размер. Место для невведенных данных в пределах объявленного размера не резервируется;

• Мемо-поля– текстовые данные либо сочетание текстовых и цифровых данных, имеющих большой объем (например, примечания или описания). Длина поля – до 65 536 символов;

• Числовой– числовые данные, используемые в математических операциях (за исключением финансовых расчетов, для которых следует использовать тип данных Денежный).Длина поля может составлять 1, 2, 4 бита, 8 и даже 16 байт (в последнем случае в свойстве Размер полянужно выбрать опцию Репликация[3] );