Том ДеМарко - Deadline. Роман об управлении проектами

— Слишком много народу, — сказал кто-то из группы разработчиков.

— Мы все сидим здесь и обсуждаем то, что интересно только немногим из нас, — добавил кто-то с другого конца стола.

— Слишком много народу, причем большинство даже не участвует в обсуждении, — подвел итог доктор Виннипег. Он повернулся к Гулливеру. — Итак, насколько все плохо? Если общее количество занятых в проекте людей составляет сто процентов, то сколько из них присутствует сейчас в этой комнате?

Гулливер оглядел комнату:

— Все сто процентов или около того. Да, все, кроме тех двоих, которые вчера заболели.

— Понятно. Интересно, почему у вас так все получается? Гулливер, не могли бы вы ознакомить меня с повесткой заседания? Я хотел бы проверить кое-какое предположение.

— Э, видите ли, повестка у нас несколько неформальная. Собственно, мы собираемся, чтобы — как бы это сказать? — запустить проект. Вот, собственно, и вся повестка.

— Так, получается, что повестки у вас нет. Конечно, вы не первый начальник, который собирает совещание, не уведомляя всех заранее, о чем вы собираетесь совещаться. Это случается сплошь и рядом. Однако последствия не заставят себя долго ждать. Чтобы понять это, давайте поставим себя на место вот этого джентльмена, — доктор Виннипег подошел к министру выставок и конгрессов, — джентльмена по имени?…

— Хоршук, — представился тот.

— Министра Хоршука. Если бы перед тем, как отправиться сюда, министр Хоршук решил узнать, а так ли уж необходимо ему присутствовать сегодня на заседании, на что он мог бы опереться? На какой документ? Правильно, ни на что. Значит, если он не совсем уверен в успехе проекта (а кто из вас в этом уверен?), то он посчитает, что лучше пойти на совещание. К тому же, если проект, вопреки всем усилиям, провалится, то наверняка начнут искать виновных. Получается, что с точки зрения собственной безопасности тоже лучше присутствовать. Теперь понимаете?

— Надо было заранее написать и объявить повестку заседания, — расстроено заключил Гулливер. — Простите меня, пожалуйста. Больше этого не повторится.

— Не надо так огорчаться, ведь ничего страшного не случилось, — мягко обратился к нему доктор Виннипег. — В начале больших проектов такие накладки случаются довольно часто. Кроме того, на первых собраниях обычно выяснятся, кто участвует в проекте, кто за что отвечает… в любом случае, сегодня у вас собралось бы слишком много народу. Даже если бы вы опубликовали повестку заседания заранее.

— Конечно. Но в таком случае им не пришлось бы сидеть здесь так долго, — резонно заметил молодой руководитель проекта.

— Точно. Как только все собравшиеся поймут, кто чем будет заниматься, они смогут уйти, как только закончат обсуждать интересующие их пункты повестки. Но чтобы они действительно могли спокойно уйти и вернуться к повседневным делам, вы должны гарантировать им одну вещь. Догадываетесь, какую?

Гулливер задумался на минутку:

— Думаю, они захотят, чтобы я проводил совещание строго согласно повестке, без изменений.

— Молодец! Если все будут уверены, что вы не собираетесь на ходу изменять повестку, тогда они смогут покинуть собрание, не опасаясь пропустить что-то важное. — Доктор Виннипег обернулся к присутствующим: — Что скажете?

Все громко выразили свое одобрение так, как это было принято в Моровии — постучав костяшками пальцев по столу.

— Вот и замечательно. Значит, теперь каждое собрание будет проводиться строго по заранее объявленной повестке. Кроме того, совещания должны быть короче. Для этого лучше посвящать каждое собрание определенному вопросу, решать который будут не все участники проекта, а только те, которых это непосредственно касается. Таким образом, на собрании будет присутствовать гораздо меньше людей, а остальные могут спокойно пропускать это собрание, потому что повестка их не касается. Ничего сложного, правда?

— Ничего, — подтвердил Гулливер Менендес.

— Конечно, такие меры помогут проводить собрания быстрее и эффективнее. Однако и это еще не все. Иногда повестка покажется всем достаточно интересной или же в ней будут какие-нибудь невероятно важные вопросы. Тогда на совещание опять придут все. И что вы будете делать в таких случаях?

— Э-э… не знаю.

— Я бы предложил вам перед началом каждого заседания проводить небольшую церемонию. Если это станет правилом, то все собрания будут настолько короткими, насколько это только возможно. Более того, на них будут обсуждаться только те вопросы, которые интересны собравшимся. Попробуем прямо сейчас? — неожиданно обратился доктор Виннипег ко всем. В ответ послышались одобрительные возгласы. Все явно заинтересовались.