Игорь Кузнецов - Бизнес-безопасность

На удостоверениях и пропусках проставляются печати, предусмотренные правилами режима, и цифровые знаки, определяющие зону доступности, период их действия, право проноса портфелей (кейсов, папок и др.). Период пребывания сотрудников в фирме в рабочее и нерабочее время определяется руководством с проставлением цифрового знака на удостоверении или пропуске.

Образцы удостоверений и пропусков разрабатываются службой безопасности и утверждаются руководством.

Утвержденные образцы удостоверений личности, пропусков, оттисков цифровых знаков, печатей (штампов), проставляемых на удостоверениях и пропусках, списки с образцами подписей руководителей или уполномоченных лиц, имеющих право подписывать удостоверения и пропуска, передаются начальнику отдела режима и охраны под расписку.

Полная замена удостоверений и постоянных пропусков осуществляется, как правило, через 3–5 лет. Через 2–3 года производится их перерегистрация с проставлением соответствующей отметки.

Для перерегистрации, замены или изменения пропускных документов ежегодно по состоянию на 1 января в службу безопасности представляются отделом кадров списки сотрудников с указанием должности, фамилии, имени, отчества и наименование документа с соответствующими пометками “круглосуточно”, “рабочее время с… по…”, “с портфелем”, в какую зону и т. п.).

Удостоверения и постоянные пропуска могут выдаваться лицам, не работающим в фирме, по отдельному утвержденному руководством списку с указанием учреждения, должности, фамилии, имени, отчества и сопроводительных пометок. Эти документы должны постоянно храниться в бюро пропусков (или у уполномоченного лица) и выдаваться посетителям в момент прибытия. После завершения работы эти лица сдают документы в бюро пропусков.

Удостоверения и постоянные пропуска выдаются указанным лицам на основании письменных ходатайств руководителей учреждений, где они состоят в штате.

Временные пропуска с фотографиями на срок до трех месяцев выдаются лицам, работающим временно или прикомандированным. Временные пропуска без фотографии на срок до одного месяца действуют при предъявлении паспорта (удостоверения личности). Продление действия временных пропусков допускается на срок не более двух месяцев.

Разовый пропуск действителен в течение 30 минут с момента выдачи до входа в здание, а также в течение 15 минут после отметки о времени ухода посетителя из фирмы.

Руководитель подразделения, в котором находится посетитель, обязан на обороте разового пропуска сделать отметку о времени ухода посетителя и расписаться с указанием полностью своей фамилии.

Удостоверения или постоянные пропуска выдаются сотрудникам при поступлении на работу на основании приказа о зачислении в штат.

Учет пропускных документов . Учет бланков удостоверений и пропусков, их оформление и выдача осуществляются бюро пропусков.

Использованные постоянные и временные пропуска уничтожаются по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

Для учета документов по пропускному режиму ведутся следующие учетно-контрольные документы:

• дело с приказами и распоряжениями по пропускному режиму;

• дело с заявками структурных подразделений на удостоверения, постоянные и временные пропуска;

• дело с инструкциями по пропускному режиму и образцами подписей на материальные пропуска;

• дело с актами на уничтожение пропускных документов;

• дело переписки по пропускному режиму;

• книга учета ежедневного расхода бланков разовых пропусков;

• книга учета выдачи удостоверений, постоянных и временных пропусков.

Кроме того, бюро пропусков ведет книгу учета посетителей по разовым пропускам.

Печати и штампы. Для оформления всех видов пропусков в бюро пропусков должны быть следующие печати и штампы:

• круглая (диаметр 25 мм) или треугольная каучуковая печать для разовых и материальных пропусков;

• круглая рельефная металлическая или каучуковая печать для удостоверений и постоянных пропусков (диаметр 20 мм);

• штампы цифровых знаков;

• штампы “ПОГАШЕН”, “ОБРАЗЕЦ”, “ВРЕМЕННЫЙ”.

В журнале учета печатей и штампов предприятия против оттиска каждого штампа или печати делается описание его содержания и назначения.

При замене печатей и штампов на новые старые уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале делается соответствующая запись. На новые заводятся новые графы.