Компьютерра - Журнал «Компьютерра» № 14 от 11 апреля 2006 года

Помимо непонимания сути происходящего, существуют и другие причины, заставляющие некоторых бизнес-пользователей с опаской относиться к методам работы, используемым аналитиками.

Например, не стоит обсуждать рабочие вопросы с заказчиками, не включив диктофон (разумеется, предварительно договорившись об этом). Будь то рабочая встреча, обсуждение, совещание или же телефонные переговоры. Это требуется прежде всего для снижения риска потери информации (не успел записать, не обратил внимания и т. д.). Кроме того, массу полезной информации можно пропустить во время общения просто потому, что в данный момент аналитик сосредоточен на решении других, более узких задач. А информация, которая при разговоре показалось второстепенной и не запомнилась, может оказаться весьма важной при дальнейшей работе. Когда же имеется запись, то при повторном прослушивании она может быть восстановлена без вторичного привлечения экспертов и, следовательно, без лишнего беспокойства заказчика.

Однако зачастую представители заказчика просто отказываются говорить, узнав, что разговор записывается. Или требуют не включать диктофон. Из-за боязни, что их слова могут прозвучать недостаточно компетентно, что начальство, услышав записанное, может обвинить их в непрофессионализме.

Это предубеждение важно развеять максимально быстро и эффективно. Необходимо объяснять причины, которыми руководствуется аналитик, ведя аудиозапись разговора или обсуждения. Люди должны понять, что никто не собирается компрометировать их этим материалом. Пояснить, что главная цель — обеспечить больший КПД от одной встречи, снижая вероятность проведения повторных обсуждений и уменьшая трудозатраты заказчика.

Сделать это можно по-разному. Начиная от краткого мини-семинара с каждым интервьюируемым сотрудником компании-заказчика и заканчивая просьбой издать распорядительный документ на уровне всей его компании. В котором будет четко регламентирован процесс взаимодействия между специалистами заказчика и исполнителя на период разработки требований к системе. Зависит от объема задач, их сложности, политической ситуации и т. п.

Конечно, не стоит кривить душой и говорить, что такие аудиозаписи не могут применяться в качестве инструмента давления. Могут. И более того, применяются. Однако прибегать к нему следует только в самых крайних случаях. Поскольку за этим всегда следует осложнение отношений между заказчиком и исполнителем. Но уж если случилось… Если заказчик «на голубом глазу» заявляет, что-де он «такого не говорил, все это выдумки», обвиняет во всем исполнителя, вот тогда запись разговора, как некое вещественное доказательство, может оказаться вашей единственной защитой.

Не исключены случаи, когда люди действительно забывают, что они говорили несколько месяцев назад. В таком случае совместное прослушивание аудиозаписи поможет освежить в памяти старый разговор и исключить необходимость повторных согласований. К «давлению» это, конечно, не имеет никакого отношения.

Организация рабочей группы, в которую будут включены эксперты соответствующих предметных областей.

Ясное понимание всеми членами рабочей группы целей создания информационной системы и важности проводимых мероприятий, четкое ориентирование на определенный конечный результат.

Рабочая группа должна разработать соглашения, определяющие:

— полномочия членов группы;

— шаблоны будущих документов;

— порядок взаимодействия между заказчиком и исполнителем;

— регламент согласования документов (включая состав согласующих и утверждающих лиц, временные ограничения на прохождение согласований).

Выделение одного или нескольких ответственных, в чьи функции будут входить:

— координация взаимодействия специалистов исполнителя с членами рабочей группы;

— решение потенциально возможных организационных и коммуникационных проблем;

— визирование промежуточных результатов работы, а также согласование и утверждение конечного документа.

Своевременное предоставление (в оговоренный срок) ответов на вопросы специалистов исполнителя. Нарушение этого правила с большой долей вероятности приведет к простаиванию специалистов исполнителя, что скажется на общих сроках и стоимости.