Ирина Козлова - Информатика - конспект лекций

Электронный офис представляет собой реализацию концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. Основными функциями и средствами электронного офиса являются: обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; прием документов, их контроль и оформление; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; участие в совещаниях с использованием средств удаленного доступа; работа с автоматизированными информационными системами и пр. С помощью электронной почты, ПК и компьютерных сетей электронный офис способен расширить диапазон прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их фактического нахождения в одном помещении.

На характер и цель деятельности организации влияет его информационная система, вид производимого и перерабатываемого информационного продукта. Если задача организации состоит в производстве информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важнейшим элементом деятельности является хранение информации, связанной со спецификой деятельности и необходимой для принятия управленческих решений. К таким информационным организациям относятся, например, нотариальные конторы, туристические фирмы, информационные агентства. Для снабженческо-сбытовых контор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию. Основные информационные потребности офисов можно удовлетворить с помощью типовых аппаратно-программных средств, среди которых программные средства текстовой, табличной и графической обработки информации, ПК и средства оперативного размножения документации, электронные коммуникационные средства.

Любая информационная система должна обладать адекватными средствами сбора первичных данных, которые точно отражают состояние предметной области и протекающие в ней процессы. В финансово-кредитных организациях производится подсчет суммы выдаваемых кредитов, определяются размеры подлежащих выплате процентов, подсчитывается количество денежных купюр. На промышленных предприятиях рассчитывается количество поступившего извне сырья и материалов; время, затрачиваемое на работу производственного и транспортного оборудования; расход электроэнергии и т. п.

При ведении хозяйственной или административной деятельности следует зафиксировать свойства, присущие объекту, над которым совершается действие. Объект необходимо идентифицировать, измерить, определить во времени, отметить дополнительными специфическими характеристиками. Идентификатором может являться инвентарный номер производственного оборудования.

Каждый из процессов получения и кратковременного хранения данных можно реализовать с помощью различных технических средств. Измерительные приборы и счетчики используются для подсчета физических величин, а регистраторы, информация на которые может поступать автоматически с датчиков, производят учет и контроль работы оборудования, состояния климатических и химических процессов и т. д. В качестве комплексных средств сбора и регистрации первичных данных можно использовать специализированные автоматизированные системы сбора информации и ПК.

К средствам регистрации информации и создания документов относятся копиры, принтеры и т. д. Среди основных технических характеристик копировальных устройств выделяют: скорость копирования; максимальный размер оригинала и копии; допустимость масштабирования; наличие автоподатчика бумаги и возможность автоматической раскладки копий; гарантированный объем копирования.

Средства хранения информации включают в себя оргтехнику (хранение бумажных документов), картотеки, шкафы или стеллажи разной конструкции (хранение папок), специальные коробки-футляры, ящики (хранение машинных носителей информации) и др.

Средства оперативной связи и передачи информации обеспечивают процессы обмена информацией как между внутренними объектами организации, так и с внешними. Внутри– и межучрежденческие средства связи и передачи информации позволяют воспроизводить и пересылать сообщения в речевой, визуальной, звуковой и документированной формах. Среди них выделяют телефонные и факсимильные аппараты, пейджеры, видеоконтролирующие и записывающие установки и системы и др.