Томас Лимончелли - Тайм-менеджмент для системных администраторов

• Системное администрирование- работа, сопряженная со стрессом. Следовательно, умение справиться со стрессом должно входить в число ваших профессиональных навыков.

• Нередко самыми сильными источниками стресса являются ощущение перегруженности работой или конфликтующие указания от нескольких начальников, по-разному расставляющих приоритеты.

• Справиться с ощущением перегруженности хорошо помогает технология тайм-менеджмента, особенно система Цикл.

• Проблему стресса, вызванного конфликтующими приоритетами, следует пресекать в корне. Для этого необходимо провести переговоры с источниками конфликта или свести заинтересованные стороны для диалога.

• Релаксацией можно управлять, и этому надо учиться. Вам следует выделить в своем графике время для целенаправленной релаксации с помощью йоги, медитации, массажа или аналогичных методов.

• Вы должны научиться приемам релаксации, чтобы достичь положительных результатов. Вы должны запланировать сознательную релаксацию, так же как планируете замену масла в машине.

• Отпуск — это не подарок вам от работодателя. Это часть вашего режима релаксации и программы снятия стресса. Вы уходите в отпуск, чтобы поддержать свое психическое здоровье. Отказаться от очередного отпуска — все равно, что отказаться от очередной чистки зубов. Вам может казаться, что на этот раз в отпуск можно не уходить, но в конечном счете это ударит по вашему здоровью. Если вы растратите время отпуска на повседневные домашние дела, такой отпуск не поможет вам справиться со стрессом.

• Я не люблю каркать, но хороший сисадмин допускает, что если его завтра собьет грузовик, фирма сможет продолжить работать и без него. Большой отпуск — прекрасный способ без ущерба для здоровья протестировать план замещения системного администратора и качество документации. Возможно, вам удастся найти и устранить пробелы в плане замещения, когда вы вернетесь из одно- или двухнедельного отпуска.

• Устройте себе перерыв. Глубоко вздохните. Никто не говорил, покидая этот мир: «Как жаль, что я провел на работе так мало времени». Расслабьтесь, все это только нули и единицы.

Наша манера обрабатывать электронную почту может много рассказать о том, как мы управляем своим временем. Многие системные администраторы идут на поводу у электронной почты, а не управляют ею. В этой главе обсуждается, как следует и как не следует обращаться с электронной почтой. Я предлагаю улучшенную технологию обработки электронной почты, описываю, как разобраться со старыми письмами, которые у вас, возможно, накопились, и касаюсь других вопросов, относящихся к электронной почте.

Программа чтения электронной почты не очень хороший инструмент тайм-менеджмента. В этом быстро убедятся те, кто попробует одновременно работать с папкой входящих писем и списком дел. Пару дней все работает прекрасно, но затем вы вдруг получаете много писем, и ваш метод с треском проваливается. Письма перемешиваются со списком дел, и нет никакой возможности расставить приоритеты и справиться с происходящим.

Моя первая рекомендация: ваш почтовый ящик должен быть пуст.

Чтобы ящик был пустым, вам понадобится разработать инструкцию о том, как поступать с каждым пришедшим письмом. В любом случае последним в инструкции должен быть пункт «удалить письмо», иначе ваш почтовый ящик станет заполняться. Если вы не удалите новое письмо вскоре после его получения, вам придется постоянно перебирать старые письма, чтобы выяснить, как с ними поступить. Иными словами, вы дважды (или больше) прочтете каждое письмо, прежде чем обработаете его. Это не очень эффективно.

Когда в главе 2 мы обсуждали прерывания, я описал систему «делегируйте, регистрируйте или действуйте». При обработке электронной почты у нас больше возможностей:

• Отфильтровать

• Удалить, не читая

• Прочитать и…

― Удалить

― Сохранить

― Ответить и удалить

― Переадресовать (переслать) и удалить

• Тут же выполнить запрос и удалить письмо

Я понимаю, что такому опытному пользователю электронной почты, как вы, эти пункты кажутся очевидными и не требуют комментариев, но прошу меня простить. Возможно, вы знаете, как надо обрабатывать электронную почту, но поступаете ли вы так, как надо? В следующих разделах я раскрываю пункты этого списка и даю советы, основанные на личном опыте.