Томас Лимончелли - Тайм-менеджмент для системных администраторов

Теперь вы составляете список сегодняшних дел и подсчитываете, сколько у вас работы (в часах). Как правило, на этот день уже запланированы какие-то дела. Вы добавляете то, что пришло вам в голову (например, гениальную мысль, осенившую вас, пока вы шли от машины до офиса) и, если сегодня первый день месяца, сверяетесь со списком долгосрочных целей (подробнее об этом сказано в главе 7).

Поскольку вы работаете с системой Цикл первый день, ваш список дел изначально пуст. Однако вы представляете себе, что должны сделать. Запишите эти дела вкратце; необязательно писать законченные предложения. После этого список может выглядеть примерно так, как показано на рис. 5.3.

Как видите, краткой записи достаточно, чтобы вы поняли задачу. Можете записать какие-то детали, например номера телефонов, логины и т. д., если вам необходимо, но в целом старайтесь быть лаконичным.

Рас. 5.2. День с размеченными интервалами

Если у вас есть свежие сообщения на автоответчике, сейчас самое время прослушать их и, возможно, что-то записать. Я имею привычку записывать на бумаге все сообщения автоответчика, даже если они не требуют каких-то действий с моей стороны. В таком случае я могу тут же пометить этот пункт как выполненный. Это придаст мне ощущение завершенности моей работы.

Рис. 5.3. Понедельник. Список дел в вашем органайзере

Рис, 5.4. Понедельник. Добавлена оценка времени

Итак, сколько работы у вас на сегодня? Запишите рядом с каждым пунктом списка дел примерное время, за которое сможете его выполнить (рис. 5.4).

В этом примере вы можете прикинуть, сколько времени уйдет на все дела. Сложите часы (помечены как «ч»), прибавьте к ним остальные значения (минуты), и вы получите девять часов.

Затем установите приоритетность дел, основываясь на какой-нибудь простой системе. Я пытался использовать 100-балльную шкалу, но она оказалась слишком сложной. Один друг заметил как-то, что в жизни есть только три уровня приоритетности:

• Срок исполнения сегодня, и дело необходимо сделать прямо сейчас.

• Срок исполнения наступит скоро.

• Все остальное.

Для простоты обозначим эти приоритеты А, В и С соответственно. На рис. 5.5 показано, как я расставил приоритеты в нашем примере.

Как справиться с переизбытком дел

Итак, для выполнения всего списка вам потребуется девять часов, а в вашем распоряжении только шесть. Как справиться с переизбытком дел?

Задержаться на работе — неверное решение. Ваша личная жизнь достаточно ценна. Вашему работодателю вовсе не нужно, чтобы из-за нехватки свободного времени вы стали раздражительны. Правильно питаясь, высыпаясь, занимаясь спортом и ведя активную жизнь вне работы, вы лучше работаете.

Рис. 5.5. Понедельник. Добавлены приоритеты

Простейший способ решить проблему — перенести на следующий день дела с приоритетом С и некоторые из дел с приоритетом В. Одно из преимуществ ежедневного списка дел заключается в том, что мы можем переносить пункты. Вот несколько полезных идей:

• Перенести на следующий день пункты с самым низким приоритетом.Для меня это самое обычное решение. Я потому и расставляю приоритеты, что невозможно сделать все и сразу. Следовательно, приходится переносить на завтра несколько задач с приоритетами С и В.

• Выделить сегодняшнюю подзадачу.Выделите в задаче решаемую подзадачу, а остальное перенесите на завтра. Например, установка новой системы резервного копирования включает в себя много шагов. Сегодня вы можете ее распаковать и убедиться, что все ее части на месте, а кабели достаточно длинны. Завтра вы сможете найти добровольного помощника и установить тяжелое оборудование. На следующий день вы сконфигурируете драйверы. Вы каждый день будете понемногу продвигаться и выполните задание в срок. Разбив его на этапы, запишите каждый этап в отдельный список дел на день. Это подходящий метод для задач, выполнение которых может неожиданно застопориться. Например, первый этап следует выполнить немедленно. Если вы обнаружите нехватку каких-либо частей, у вас будет время добиться их поставки. Об отсутствии кабеля лучше узнать сейчас, чем в последний день.