Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Если ваш коллега отклонил просьбу, смиритесь с этим и не злитесь на него. Вы прямо спросили — примите прямой ответ. Даже в этом случае не забудьте поблагодарить вашего собеседника за проявленное внимание.

Раньше вы с радостью общались с госпожой Веселовой. Конечно, как водится, вы находили друг у друга мелкие недостатки. Но вот уже несколько месяцев, как ее «шпильки» стали просто невыносимыми, и общение с ней действует вам на нервы! У вас начинает болеть голова, как только вы о ней подумаете... Что произошло? Причина самая банальная: вы оба страдаете «электронной депрессией» — феноменом, который наблюдается сейчас во многих фирмах, где работа связана с обменом электронной почтой. Наверняка, вы давно не виделись и не говорили с госпожой Веселовой. Из-за вашей обоюдной занятости общение происходило только благодаря компьютеру — и вот последствия. Мы хотим показать вам, как до этого дошло дело.

Человеческое общение многогранно, оно включает «язык жестов», взгляды, голос. При телефонном разговоре некоторые эмоции могут передаваться с помощью интонации голоса, отражающей реакции собеседников. Даже письмо или факс еще несут в себе некие характерные черты отправителя — благодаря почерку или личной почтовой бумаге. А вот e-mail и sms лишены даже этих малых признаков индивидуальности. И многие люди, хотя чаще всего они не осознают этого, еще не успели привыкнуть к такой эмоциональной скудости.

С помощью только электронной почты нельзя установить и поддерживать действительно доверительные отношения. Экстремально короткий из-за спешки стиль ответов на электронные сообщения дает немало поводов для подозрений: почему это он так нелюбезен со мной, почему она не отвечает на мои аргументы?

Постарайтесь, чтобы общение по электронной почте не стало для вас единственным способом. E-mail служит нам для того, чтобы удобно и быстро сообщить ответ или задать вопрос. Не отдавайте себя полностью на волю этому автоматизму, а периодически общайтесь по телефону. Помогите в этом и вашему адресату, каждый раз помещая под сообщением номер вашего телефона (эту функцию можно задать автоматически). Просите иногда вашего делового партнера позвонить вам, сообщив ему время, когда вас можно застать в офисе. Для того чтобы поддерживать ваши партнерские отношения, вам достаточно следовать такому графику: один раз в год — личная встреча, каждые три месяца — звонок, а в остальное время — письма, факсы или сообщения по e-mail.

Не делайте ваши звонки по телефону простым напоминанием или ссылкой («Вы уже читали мое сообщение?»), пусть они служат главным образом для эмоциональной поддержки или мотивации. Именно в этом — преимущества личной беседы! А угрожать или надоедать можно и по электронной почте.

Оптимизируйте работу вашего e-mail. Если вы регулярно общаетесь с кем-то по телефону или встречаетесь с ним, ваши сообщения по электронной почте могут быть краткими. Если вы высказываете в сообщении несколько просьб сразу, пронумеруйте их, чтобы адресат ничего случайно не пропустил. В конце письма сообщите как можно конкретнее, что вам нужно (устроиться на работу, заручиться одобрением, назначить срок, получить исправленные документы или приложения и так далее).

Если ваши просьбы — различного характера (то есть исполнение некоторых из них ваш адресат может передать другим), то необходимо послать несколько сообщений. В строке «Тема сообщения» указывайте по возможности конкретно, о чем пойдет речь. Например, вместо слова «Встреча» лучше написать: «Встреча в 11.10. Принести с собой набросок чертежа!» Так вы упростите работу с электронной почтой и для своих адресатов.

Мы пообещали вам, что с помощью советов и методов, описанных в этой книге, вы сможете лучше организовать свой рабочий день. Это так — но подобные навыки не сохраняются на всю жизнь. Необходимо все время уверенно и бодро идти к своей цели, о чем мы и напоминаем вам в конце этой книги. Некоторые быстро сдаются и снова попадают в прежнее привычное состояние деловой спешки.

Главный руководитель огромной, действующей во всем мире организации столкнулся с той же проблемой и многие годы разрабатывал программу, благодаря которой работающие люди могут научиться терпению и обрести внутренний покой. Руководителя, о котором идет речь, звали Джузеппе Ронкалли (1881-1963), и он с 1958 года до своей смерти являлся главой католической церкви под именем папы Иоанна XXIII. Этот человек называл радость, внутренний покой и обращение к Богу тремя столпами, на которых покоилась его жизнь.