Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Те, кто откладывает дела, часто оказываются в замкнутом круге: они не решаются уточнить, насколько они отстают по времени в выполнении плана, и им ничего не остается, как надеяться на чью-либо помощь.

Ваша ошибка. У вас неверное представление о преимуществах, которые может дать вам ваша работа. Вы полагаете, что должны получить особые условия или почувствовать вдохновение.

Решение. Не ждите оптимальных условий, начните прямо сейчас. Поставьте себе реальные, но жесткие сроки: «В течение следующего часа я сделаю три самых неприятных звонка».

Для лучшего планирования и выполнения своих задач важно, чтобы вы научились реально оценивать свое время. Рассчитайте, сколько часов и минут нужно вам для решения обычных задач, но сделав скидку на возможные препятствия, то есть не рассчитывая на идеальные условия труда. Так, инженеру требуется в среднем час, чтобы вникнуть в суть одной страницы инструкции по эксплуатации. Если инженер очень опытный, ему, возможно, потребуется всего 15 минут. Но если этот опытный инженер — вы, то вам не стоит поддаваться искушению и устанавливать для себя этот минимальный отрезок времени в качестве нормы.

Разделите трудные задания на части, продолжительность которых составляет не более одного дня. Договоритесь, например, с кем-нибудь из клиентов, что к определенному числу он получит промежуточные результаты вашей работы. Этим вы, с одной стороны, поставите себя в жесткие рамки, но, с другой, — сможете лучше планировать время и оценивать свои возможности, а значит, избежать нежелательных промедлений.

Попробуйте хотя бы один раз сделать следующее: завершите работу значительно раньше, чем могли бы. Не говорите о том, что работа уже готова, представьте ее точно в срок. Вы ощутите прилив сил и насладитесь обретенным покоем, возможно, вам придется это по вкусу.

В конце каждого рабочего дня приводите в порядок свой письменный стол: уберите с него бумаги по делам, которые вы уже уладили, или отложите их до следующего раза (поместив в подвесную картотеку, органайзер, четко надписанные бумагодержатели или папки). Насладитесь возникшим чувством того, что каждый документ, положенный на отведенное ему место, будет свидетельствовать в вашу пользу.

Определите, какой проект будет завтра самым важным, соберите необходимые бумаги и положите их на середину стола. Так вы обеспечите себе отличное деловое начало завтрашнего дня.

За последние несколько лет корреспонденция стала обрабатываться по-иному: как в офисах, так и в домашних условиях. Бумагу заменили компьютерные файлы, дни ожидания превратились в мгновенный обмен информацией. Процесс переписки упростился, но многие моменты стали вызывать большее нервное напряжение, чем раньше. В списке «портящих настроение вещей» электронная почта часто значится одним из первых номеров. Вот несколько советов, как правильно и продуктивно осуществлять обмен электронной корреспонденцией по рабочим вопросам.

В первую очередь вы должны избавиться от нежелательной рассылки рекламы, так называемого спама, ведь сегодня он составляет около 80% всей входящей корреспонденции. Вероятнее всего, фильтр для спама вам уже предоставлен вашим интернет-провайдером или почтовой программой. Фильтр имеется также и в новейшей версии Microsoft Outlook. С его помощью наиболее массовые варианты рекламных роликов опознаются по ключевым словам (например, «cheap viagra» или «sexually-explicit») и удаляются. Тем не менее люди, рассылающие спам, изобретают все новые и новые уловки, чтобы избежать фильтрации.

Более надежными являются программы, сразу же определяющие нежелательные сообщения по адресу отправителя. Но самой значительной и надежной программой по защите от спама является программа SpamNet, которая имеется пока только в английской редакции и стоит порядка 40 USD в год. В течение 30 дней к ней можно подключиться бесплатно (на сайте www.spamnet.com). Каждое входящее сообщение сопоставляется этой программой с имеющимся в ней «черным списком». Если все же «проскочило» подозрительное письмо, вы выделяете его и щелкаете мышью по клавише «Block» («Заблокировать»), которая устанавливается в вашей почте системой SpamNet. После этого данное сообщение перемещается в папку со спамом, а адрес отправителя заносится в «черный список». Кликнув мышью по клавише «Unblock» («Разблокировать»), вы сможете открыть себе доступ к нужному сообщению. Существует также бесплатная, хотя и не столь хитроумная программа, размещенная на сайте www.spamresearchcenter.com.