Вернер Тики Кюстенмахер - Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными «архивами» (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза «поймать» ключевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме.

Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции «Копировать» и «Вставить») внести в ваши доклады или другие тексты.

В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте — в начале 2003 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью «1993». А служащие могут пойти и дальше — по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!

«Мой офис просто слишком маленький!» — такие сетования вам не раз приходилось слышать, а то и высказывать самим. Иногда приходится совершать настоящие чудеса, чтобы изыскать новые, годные для хранения чего-либо места. Вот несколько советов, как лучше это сделать.

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Совет «как проще».Если вы редко пользуетесь теми или иными «трудами», то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны дверец могут также использоваться как «скрытая доска объявлений». Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира — то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты немецкой фирмы «Теза» и других фирм помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.