Сергей Дерцап - Проджект-менеджмент. Как быть профессионалом

Но иногда, особенно в крупных компаниях, случаются внутренние проекты. Например, проекты по внедрению новых процессов или автоматизации старых. В таких проектах только один спонсор – непосредственный руководитель. Он выделяет все нужные ресурсы.

Программа проектов – это ряд взаимосвязанных между собой проектов, которые координируются централизованно. Делается это для повышения уровня управляемости.

Как это выглядит на примере. Допустим, у нас в подразделении есть проект А, в котором ведется разработка системы заказа продуктов с доставкой на дом. Над ним трудятся 12 человек. А еще у нас есть проект В, в котором разрабатывается система поддержки платформы для заказа продуктов. Она необходима для работы специалистов колл-центра и позволяет отслеживать функционирование основной системы, а также решать вопросы, возникающие у клиентов сервиса. В проекте В задействована команда из четырех человек. Эти проекты можно объединить в одну программу, чтобы добиться лучшей их управляемости.

О какой управляемости речь? Допустим, я как руководитель программы вижу, что в проекте А дела идут хорошо (ребята справляются, мы укладываемся в сроки), а вот проект B буксует (сроки срываются). Тогда я принимаю решение взять человека из проекта А и перевести его на проект B, чтобы усилить команду последнего и вовремя выпустить новые функции всей платформы.

Портфель проектов( Project portfolio ) – это категория, стоящая выше программы проектов. Портфель включает в себя как целые программы, так и отдельные проекты. Разница между программой и портфелем в том, что на уровне портфеля бизнесом принимаются стратегические решения. Как правило, уровень принятия решений здесь – совет директоров или владелец бизнеса.

Например, программа проектов А идет хорошо и все получается. Но владелец бизнеса знает, что есть нечто, что в будущем может приносить более высокую прибыль. Пусть это будет направление криптовалют. Он решает создать программу проектов B, которая и будет работать в этом направлении. Причем людей в команду новой программы В переведут из программы А – это инвестиции в будущее.

Есть хороший пример из реальной жизни, когда владелец бизнеса не решился на такой шаг, что привело к упадку компании. Компания Kodak была мировым лидером в производстве фото- и кинопленки, можно сказать, монополистом. Инженеры именно этой компании первыми придумали фоточувствительные матрицы и технологию цифровой фотографии. Опасаясь, что новая технология убьет основной бизнес – производство фотопленки, – руководство решило остановить работы в направлении цифровой фотографии. Конкуренты вышли на рынок с этим продуктом спустя несколько лет, и Kodak полностью утратила лидирующие позиции.

Разница между портфелем и программой проектов достаточно тонкая, но есть еще одно различие: программа проектов – это взаимосвязанные проекты, и результат одного из них используется другим. Например, в рамках одного проекта делают заготовки для двигателей, на втором проекте происходит точная обработка, подгонка и сборка двигателей, на третьем двигатели устанавливают в спортивный автомобиль и производят настройку всей машины под конкретное топливо. Это программа проектов.

В портфеле этой компании может быть производство не только спортивных автомобилей, но и гоночных лодок, самолетов, симуляторов управления гоночной техникой.

Если у вас абсолютно независимые друг от друга проекты, да еще и для разных заказчиков, то это будет портфель проектов, то есть результаты одного проекта никак не влияют на результаты другого.

В некоторых компаниях существует отдельная структура – офис управления проектами. Название может быть и иным – например, отдел качества. Важно не название, а то, чем занимается эта команда. Ее задача – помочь руководителям проектов работать по правилам и в соответствии с процессами, принятыми в компании. Дело в том, что у каждой компании свои процессы, которые шлифовались годами и подходят ее бизнесу и сотрудникам. Если компания работает успешно, то эти процессы верны. Офис управления проектами документирует и стандартизирует процессы, помогает руководителям следовать им, тем самым повышая качество работы.

Так что если к вам как к менеджеру проекта приходит кто-то из проектного офиса и спрашивает о состоянии дел, то не нужно отмахиваться от этого человека – он хочет помочь. Для вас это хорошая возможность спросить совета и получить консультацию. В таких отделах, как правило, работают очень опытные люди, у которых можно многому научиться.