Татьяна Купер - Как стать хозяином своей жизни

Каждый день начинайте с простого вопроса: «Что я могу сделать сегодня, чтобы приблизить своё идеальное будущее?», а затем приступайте к составлению списка видов деятельности, которые вы хотели бы осуществить сегодня. В конце дня сравните, что именно вам удалось достичь. Если вы не закончили какую-то работу, то почему? Где вы потеряли контроль? Вас отвлекли, и вы ушли в другом направлении? Было ли это абсолютно необходимым, или это застарелая привычка? Могли ли вы вернуться? Если да, то почему не вернулись? Был ли ваш список нереалистичным и невыполнимым? Отражал ли он то, что нужно сделать, а не то, что было реально сделать за один день? А, может, вы недооценили, что это может занять столько времени?

Очень важно сделать расписание своим вспомогательным ориентиром, который поможет вам двигаться в нужном направлении. Бездумный график, т.е. еще одна «обязаловка», будет вас только связывать и этим уменьшит ваши творческие возможности. С другой стороны, гибкий график может освободить много времени и энергии. Важно завести последовательность и привычность (например, «После завтрака я всегда делаю то-то…»). Постепенно это превращается в автоматизм и вам не нужно больше себя заставлять.

Для ежедневного пользования вам понадобятся базовые системы планирования:

1) Блокнот для планов (где вы будете записывать свои цели, задачи и шаги)

2) «Дневник-календарь» (задачи на каждый день или на неделю)

3) Блокнот-Организатор (телефоны, адреса, конверсии, карты, списки, финансовая деятельность, бизнес карточки)

4) Дополнительно вы можете использовать большие офисные файлы для остальных бумаг и счетов, а также семейный настенный календарь.

В первый блокнот вы записываете все виды деятельности, которые нужно осуществить. Список дел должен быть гибким и постоянно пересматриваться и пополняться. Тут также полезно отметить краткосрочные цели (рассчитанные на месяцы) и долгосрочные (на 1 год, 5 лет). Второй, Дневник-календарь, будет отражать текущие сроки выполнения и основные стратегии (дни и недели). Планировать лучше от конечной даты к начальной, т.е. наоборот. Иногда вы обнаружите, что вам нужно было начать несколько месяцев назад! Поэтому оставьте достаточно времени для ошибок и непредвиденных обстоятельств.

Затем в начале каждой недели:

– отведите десять минут на то, чтобы перечитать приоритеты и определить основные задачи на текущую неделю;

– напишите список всех предстоящих задач на неделю в блокнот для Планов – распределите их по степени важности и значимости;

– внесите наиболее важные и значимые задачи и стратегии в свой Дневник-календарь, распишите их по дням и часам.

Оставляйте менее значимые задачи в блокноте для Планов. Таким образом, у вас всегда найдётся время на то, что действительно важно, в то время как «неважное» можно сделать в любое время. Если этого не сделать, то вы будете просто гоняться за тем, чтобы поставить галочки в вашем списке. Возможно, при этом вы будете гордиться за себя – мол, какой я организованный. Но проблема в том, что, не определив приоритеты, вы начнёте выполнять только легкие и срочные задачи. К сожалению, это произойдет за счет более сложных, но и более важных задач.

Поэтому очень важно поставить самые важные задачи на первое место в своём дневнике. Отведите первые два часа вашего рабочего или свободного времени только для себя и своих приоритетов. Утро является наиболее продуктивным временем для многих людей, когда голова еще ничем не забита, эмоции не успели взять верх, и еще не произошло ничего непредвиденного.

Научитесь контролировать свой день. Ваше время можно разбить на три категории:

– Обязательное время (например, деловые встречи, прием к врачу, курсы, лекции, конференции, церковь и т.д.)

– Неконтролируемое время (неформальные встречи, телефонные разговоры, просьбы, всё неотложное и непредвиденное).

– Контролируемое время. Это время, которое вы выделили для работы над своими главными задачами и целями, и которое осталось от обязательного и неконтролируемого.

Контролируемое время нужно ежедневно защищать от «воров времени», что будет зависеть от вашего умения сказать «Нет». Но как определить, сколько контролируемого времени у вас есть в наличии? Для начала посчитайте всё своё обязательное время (на предстоящий день или неделю), реалистично оценив его количество. Добавьте время, потраченное на непредвиденные обстоятельства (задержки, проблемы, вмешательство, ошибки людей), а затем полученную сумму отнимите от общего времени, которое у вас есть в наличии для работы. Это максимум, на который вы можете рассчитывать и который можете контролировать. Назовите его «Важное Время» и заблокируйте его в дневнике – можно даже разделить его на 2-3 блока в течение дня. Не будьте жадными – начните с реалистически маленького отрезка времени, а затем постепенно его наращивайте. Так вы гораздо быстрее преуспеете.