Олег Давтян - Этикет делового письма

Иногда под буквами R.S.V.R делается надпись: Regrets only (ответить только в случае отказа). Когда высокие гости принимают предварительное устное приглашение, то на бланке или в письме, которое они получают, буквы R.S.V.R обычно зачеркиваются, а над ними пишется "p. m." (pour memoire) или "to remind", το есть «для памяти». В остальных случаях, когда в полученном приглашении на прием буквы R.S.V.P. не зачеркнуты, необходимо заранее письмом или по телефону сообщить, принимается приглашение или нет. Задержка ответа и, тем более, его отсутствие – свидетельство неучтивости. Лучше вежливо отказаться заранее, чем затягивать ответ.

Отказ от участия в мероприятии, особенно если приглашение поступило из государственных структур или же дипломатических и консульских представительств, требует особого такта. Наиболее вежливой формой ответа считается письмо.

Письменный ответ составляется в третьем лице с указанием должности приглашаемого, имени его супруги и не подписывается. Например:

Вице-губернатор Ленинградской области и М. И. Иванова подтверждают получение любезного приглашения на обед от имени генерального консула Республики Польша и госпожи Ванды Ковальской по случаю визита делегации Сейма Республики Польша во вторник 10 мая, которое они с удовольствием принимают.

Или, в случае отказа:

Вице-губернатор Санкт-Петербурга и И. В. Ефимова сердечно благодарят за любезное приглашение на прием от имени генерального консула Словацкой Республики господина Вацлава Ситаржа по случаю визита делегации мэрии города Кошице, однако, в связи с отъездом в командировку, не смогут принять участие в этом торжественном мероприятии.

Приглашения пишутся в третьем лице, с употреблением протокольной формулы «имею честь пригласить…». Далее сообщается формат приема: бокал шампанского, обед, фуршет и т. д. Указывается место проведения, а также время начала мероприятия. Если одновременно указывается не только время начала, но и окончание, это означает, что гости могут приходить и уходить с мероприятия в любой момент, обозначенный данными протокольными временными рамками.

Иногда на приглашениях можно прочесть: на 2 лица. Такие надписи могут быть исключительно на бланках, приглашающих на неофициальное мероприятие, например, на открытие выставки, на презентацию и т. п.

Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и составляются так же, как и другие виды деловой переписки с использованием стандартных конструкций и речевых оборотов. Такие документы, как правило, адресуются руководству, но могут направляться одним должностным лицом к другому, в них кратко формулируется одна из проблем, делаются выводы и предложения. Они могут содержать информацию о начале или окончании какой-то работы, просьбу о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. В форме докладных записок сообщается о нарушении трудовой дисциплины.

Докладные записки не имеют общепринятого стандарта, каждая организация и учреждение имеют свои правила написания подобных документов, которые обязательны для всех сотрудников.

Используя образцы, в том числе и скачанные из Интернета, не забывайте исправлять допущенные источником ошибки. Так, например, на образце, приведенном ниже, инициалы адресата поставлены после его фамилии, отсутствуют запятые в последнем предложении, текст не отформатирован.

Гарантийное письмо – это документальное подтверждение выполнения каких-либо действий или соблюдения поставленных условий. В нем можно зафиксировать срок выполнения работ, гарантию качества предоставляемой услуги, факт оплаты труда или денежной выплаты. Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.