Олег Давтян: Этикет делового письма

По форме отправления деловые письма делятся на:

✓ конвертные, которые посылаются с курьером или по почте,

✓ факсимильные, отправляемые по факсу,

✓ электронные, отправляемые по электронной почте.

При этом допускается отправка сообщений в несколько адресов одновременно. Однако, согласно общепринятым нормам этикета, письма, предназначенные для одновременной отправки в несколько адресов, могут быть только циркулярными, сопроводительными или же в виде сообщений, предназначенных для широкого круга лиц, а также в виде пресс-релизов для СМИ.

По содержанию деловые письма делятся на:

✓ благодарственные и поздравительные,

✓ рекомендательные,

✓ содержащие просьбы,

✓ содержащие сообщения,

✓ сопроводительные письма,

✓ циркулярные письма,

✓ выражающие соболезнования,

✓ содержащие напоминания,

✓ сообщающие об отказе,

✓ письма-приглашения,

✓ служебные записки,

✓ гарантийные письма,

✓ коммерческую корреспонденцию,

✓ пресс-релизы,

✓ письма-резюме.

В данном виде писем выражается благодарность за образцовое выполнение какого-либо рода деятельности или же содержится поздравление (илл. на стр. 20).

Тексты таких писем могут быть написаны как на специальном бланке – грамоте, так и на фирменных бланках органов власти, предприятий, учреждений или организаций, изготовленных на особом виде бумаги, например, тверже (илл. на стр. 21).

В грамотах обычно коротко перечислены заслуги, достойные благодарности, а в поздравлении присутствуют три основополагающие части: констатация достоинств, благоприятный фон, на котором осуществляется деятельность, и конкретные пожелания (илл. на стр. 22).

Или вот такое поздравление, менее официального содержания, адресованное творческой личности по случаю юбилея:

А.Е. БУТХАШВИЛИ

Выдающемуся грузинскому и российскому поэту

Многоуважаемый Автандил Ефремович!

От имени редакции информационно-аналитического журнала «Консул» поздравляю Вас с 80-летним юбилеем.

Ваша жизнь, насыщенная яркими и сложными событиями в истории грузинского и российского народов, наполнена и продолжает наполняться новыми страницами, которые Вы создаете своим творчеством.

Несмотря на то, что в Петербурге нет горных вершин и стремительных рек, Вы, как орел , с высоты своего таланта способны увидеть в струях холодного дождя и в блеске белых ночей красоту родной, теперь уже привычной для Вашего взгляда природы и воспеть замечательным поэтическим словом.

Созданный Вами добрый огонек «Аиси» притягивает к себе не только Ваших соотечественников, но и многочисленных любителей грузинской культуры, тоскующих по домашней кухне и похорошей компании, где всегда поймут, поддержат и помогут найти место в нынешней непростой жизни.

Позвольте пожелать крепкого здоровья, новых творческих успехов и вечной любви родных и близких Вам людей в России, Грузии и во всем мире.

Как видим, написание поздравительного письма или же благодарственного текста требует от составителя, прежде всего, знания объекта. Иными словами, приступая к написанию текста, особенно в адрес незнакомого лица или ведомства, необходимо собрать о них максимальную информацию. В этом могут помочь сведения, полученные не только из Интернета (хотя все они нуждаются в дополнительной проверке), но и из популярных справочников, например из ежегодника «Кто есть кто в Санкт-Петербурге», где размещены актуальные биографии видных деятелей науки, культуры, представителей успешного бизнеса.