В. Ковальский - Практические советы и рекомендации закупщикам. Серия публикаций «От азов до совершенства». 3-я публикация

Купечество сыграло важную роль в развитии промышленности и экономики государства.

Можно констатировать тот факт, что купечество послужило толчком к переходу от товарообменных операций к управлению частным капиталом и созданию крупных промышленных корпораций в России.

Купеческое слово очень высоко ценилось в обществе, так как выступало гарантом деловой репутации и невозможности продолжать бизнес в случае его нарушения.

Нам дана возможность выбора, но не дано возможности избежать выбора. Айн Рэнд

После изложения исторических фактов давайте рассмотрим задачи снабжения в современных условиях, насколько изменились подход и требования, что влияет на принятие решения о выборе поставщика товаров и услуг.

Прежде чем перейти к освещению данного раздела, давайте вспомним классическое трактование значения Procurement.

Снабжение, или закупки(procurement), – это совокупность практических методов и приемов, а также инструментов, применяемых в процессе организации закупок, предоставления объектов в аренду, распределения заказов в ходе осуществления конкурсных торгов, концессии с целью рационализации процедур, облегчения их для участников, соблюдения справедливости, предотвращения коррупции.

Если перефразировать более просто, то закупки – это своевременное обеспечение потребности бизнеса в ресурсах, материалах и услугах (работах) для его жизнедеятельности, по оптимальной стоимости, надлежащего качества, по стандартным процедурам и на условиях прозрачности.

Цели и задачи подразделения закупок:

• приобретать МТР и услуги (работы) по оптимальным ценам, в соответствии с политикой компании;

• снижать расходы отдела закупок;

• заниматься поиском новых альтернативных поставщиков;

• развивать и управлять отношениями с поставщиками;

• заниматься обучением и развитием сотрудников;

• вести учет всех заявок и договоров, анализировать их эффективность;

• участвовать с инициатором потребности в разработке новых продуктов и материалов;

• участвовать в совершенствовании продукта;

• не допускать нехватку товара или несвоевременную поставку;

• разрабатывать нормативные документы и методики;

• автоматизировать процесс закупок;

• внедрить систему KPI и мотивации.

Принципы управления закупками:

• закупать товар надлежащего КАЧЕСТВА;

• в необходимом КОЛИЧЕСТВЕ;

• от надлежащего ИСТОЧНИКА;

• по оптимальной ЦЕНЕ;

• поставлять в нужное МЕСТО;

• в надлежащее ВРЕМЯ;

• необходимым ТРАНСПОРТОМ.

Задачи снабжения

Для обеспечения бизнеса ресурсами в свою очередь необходимо решить три задачи:

• правильное определение и планирование потребностей̆ в ресурсах;

• своевременный̆ выбор оптимального предложения требуемых ресурсов из существующих на рынке;

• эффективное использование имеющихся ресурсов.

Определение и планирование потребности в ресурсах

В большинстве компаний приобретение ресурсов осуществляется на основе годового или квартального планирования.

Инициатор при бюджетировании составляет перечень необходимых для их работы МТР и услуг (работ), на основании которого готовится смета или бюджетная строка планируемых расходов. Подразделения закупок участвуют в бюджетной оценке на этапе планирования, но не являются владельцами или ответственными за процесс планирования, такая ответственность лежит на подразделениях-инициаторах.

Затем планируемые расходы подразделений инициатора корректируются при защите бюджета в соответствии с расчетными ожидаемыми финансовыми поступлениями от плана продаж. На их основе готовится план закупок.

Выбор оптимального предложения

При выборе оптимального предложения надо руководствоваться в первую очередь использованием методов конкурентных закупок (тендеры, конкурсы, аукционы, запрос предложений и т. п.). Однако даже идеально организованного тендера с процедурной точки зрения не всегда достаточно.

Важно иметь максимально полную и объективную информацию о существующих поставщиках и предлагаемых ими МТР и услугах (работах), а также заинтересовать их в долгосрочном участии в проводимых компанией закупках на конкурсных условиях.

Казалось бы, вполне понятен смысл вышесказанного, однако это требует немалых усилий для формирования прозрачных доверительных отношений с потенциальными участниками тендеров. Учитывая негативный опыт поставщиков и нарушения при проведении конкурсов другими заказчиками и участниками тендера, недоверия к качеству и объективности проводимых процедур у поставщиков более чем предостаточно.