Александр Кудряшов - Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания

Отличием книги от ранее опубликованных изданий состоит в более полном и детальном структурировании бизнес – процессов совещаний на шесть основных этапов: организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ. Такая формализация обеспечивает лучшее управление совещаниями и позволяет более четко определять источники потерь и устранять недостатки совещаний.

Отдельная глава описывает манипуляции на совещаниях, а также способы предупреждений и борьбы с ними. Жертвой манипуляций может стать отдельный участник, группа сотрудников, а иногда руководитель совещания и все собрание в целом. Также можно высказаться и о самих манипуляторах: это может быть участник совещания, группа сотрудников, и конечно, руководитель, проводящий совещания. Бывает, что секретарь или помощник руководителя выступает в роли манипулятора, а иногда и он становится жертвой манипуляций. Вариантов много. И без этого невысокая эффективность совещаний будет дополнительно снижена действиями манипуляторов всех мастей и их жертв (зачастую, это одни и те же лица в различных ситуациях и на различных совещаниях).

Наконец, в книге показан с практической точки зрения механизм включения служебных совещаний в контур управления предприятием, в рамках реализации итеративно – циклической модели управления, что позволяет использовать совещания как важный инструмент менеджмента и последовательно перейти от совершенствования совещаний к повышению эффективности управления предприятием, компанией, организацией в целом.

Применение предлагаемых методов и средств позволит получить отдачу оперативного и долгосрочного характера, которая может быть выражена в сокращении потерь времени, совершенствовании порядка в организации и проведений совещаний, в улучшении внутрифирменных коммуникаций, повышении управляемости и росте общей эффективности компании.

Книга будет полезна руководителям и специалистам в организациях и на предприятиях различных форм собственности и отраслевой принадлежности.

Автор проводит вебинары и дает бизнес-консультации по теме эффективных совещаний.

Почта: info@auto-management.ru

Сайт: https://auto-management.ru

По материалам некоторых исследований, в течение года топ-менеджеры затрачивают на совещания до 50% рабочего времени, руководители среднего уровня – примерно 30% (включая время на подготовку и для исполнения решений). Потери компании от одного неэффективного совещания могут достигать сотен долларов на каждого участника. Например, в США затрачивается ежегодно порядка 4 млрд. долларов на проведение 25 млн. деловых встреч и совещаний, причем КПД совещаний не превышает 30% (9). Легко оценить отдачу от совершенствования совещаний, полученную, например, если хотя бы на 10 – 20%% сократить затраты времени на их проведение!

Следовательно, в улучшении совещаний заключена прямая экономическая выгода – экономия рабочего времени, чем уже нельзя пренебрегать. Для обеспечения задач управления компании расходуют значительные средства на информатизацию. Однако, создавая перспективные комплексы аналитической обработки, автоматизируя управление бизнес – процессами, внедряя развитые интеллектуальные системы, на предприятиях очень часто не замечают тех источников эффективности, что находятся под рукой.

Совещания – это обыденная вещь, они всем известны, особенно руководству, от них ничего нового и хорошего не ждут. Это же не изощренные корпоративные порталы и базы данных или экзотические системы управления знаниями, с многомиллионными бюджетами, предложения по которым от ведущих ИТ-поставщиков льстят самолюбию, ласкают слух и воображение больших боссов.

По сравнению с такими перспективами заниматься улучшением совещаний как-то несолидно, да и что здесь можно улучшить? Ведь совещание во многом является производным от личности руководителя, который породил (или приспособил, подстроил) это мероприятие под себя, установил подходящий ему порядок проведения, полностью управляет им, отвечает за него и способен сам разобраться с недостатками, если они есть (так он считает). А ему предлагается опять расти над собой…

Да, служебные совещания относятся к сфере деликатных, тонких механизмов в работе руководителя. Но он – не единственный и не единоличный пользователь этого механизма. Есть еще и участники совещаний, в них все дело. И заблуждается тот руководитель, который считает, что при необходимости, он и сам все усовершенствует, как надо, попробует тот вариант, другой… Метод проб и ошибок не самый подходящий способ развития управления компанией.