Маартен Ваннесте - Архитектура делового мероприятия. манифест

С первого же дня Дирк задал нам задачку придумать нечто новое и инновационное, чтобы его деловые съезды стали более успешными. В отличие от всех тех, кого я встречал ранее, он понимал потенциал деловых мероприятий. Он видел потенциал в образовании, неформальном деловом общении и мотивации. Работая примерно с сотней территориальных менеджеров по продукту и менеджеров по маркетингу, он намеревался создать нечто, что оставило бы след. Для этого он заставил нас раскрыть свой потенциал и мыслить нестандартно. Это именно то, что заставило нас выложиться на все 100%, используя все возможные креативные, технические и первые технологические инструменты. В течение 8 лет подряд, с 1991 по 1998, мы создавали максимально возможное количество инновационных решений для каждого мероприятия. Концепции обеспечения делового мероприятия, или архитектуры делового мероприятия (см. далее в книге) не существовало в то время, но фактически, Дирк, как настоящий архитектор делового мероприятия, тратил большое количество времени и сил на анализ, проектирование и реализацию деловых мероприятий с точки зрения их содержания. Все, что касалось логистики и гостеприимства, для него делало туристическое агентство из Великобритании, а по содержанию он работал с британским агентством медицинских коммуникаций и Abbit. Проезд, отель, приемы и ужины – за все это отвечало туристическое агентство, поэтому мы имели возможность полностью сконцентрироваться на самом мероприятии и создании той образовательной, коммуникационной и мотивационной среды для его участников.

Во-первых, мы наладили базовые аспекты – отличный звук, отличный свет, профессиональная сцена и декорации, а также высококачественные презентации. Все это делала команда из 5—6 квалифицированных и узких специалистов технического профиля. Дирк был первым, кто попросил нас в дополнение к 35-миллиметровым слайдам использовать презентации PowerPoint. Я направился прямиком в компьютерный магазин и купил свою самую первую программу PowerPoint версии 2.0.

Кроме внимания к этим базовым аспектам, мы делали много креативных и новаторских вещей. Задолго до появления цифровой камеры мы на месте делали персонализированные сертификаты о посещении с фотографиями участников. В то время мы фотографировали на 35мм-ую зеркалку и отвозили пленку проявителю в город. Фото печатали и быстренько доставляли обратно в отель, после чего печатали полученный документ на красивой бумаге и отдавали на подпись организаторам мероприятия. В конце финальной сессии каждый, кто был там, с восторгом получал сертификат. Большинство людей вешало их в своем офисе на стену как минимум на год.

Другой идеей, которую мы реализовали для Дирка, было использование приветственных записей в Барселоне. Кассета с записью приветственного слова Дирка и музыкальным сопровождением по теме мероприятия проигрывалась участникам во время их поездки в такси из аэропорта в отель. Это был простой и недорогой прием, но какой эффект он произвел! Участники не только были удивлены тем, что на полпути получали сообщение, но и прибывали в пункт назначения воодушевленные и подготовленные, услышав от организатора мероприятия об основных темах мероприятия. Полученный опыт был воодушевляющим (мотивирующий) и информативным (образовательным).

Как только видеомонтаж стал возможен на месте проведения мероприятия, мы начали делать видео для заключительного этапа мероприятия. Интервью с участниками были частью этих видео с самого начала. Вскоре мы уже делали ежедневный новостной выпуск о предыдущем дне – отличный способ пробудиться ото сна и начать новый день. Еще одно практическое применение монтажа на месте проведения заключалось в том, что представитель каждой страны мог записать 30-секундное видео рекламного характера, «продающее» маркетинговые материалы этой страны другим странам. Такое совместное творчество и взаимное обучение было экстраординарным явлением в дни, когда среднестатистический спикер, использующий слайды, отводил на вопросы-ответы 3 минуты, и на этом весь интерактив заканчивался.

«Клуб продвижения продукта» стал еще одним замечательным способом вовлечения и мотивации аудитории, поощрения совместного обучения и стимулирования неформального делового общения. В рамках «клуба продвижения» каждая страна получала стол и панель для демонстрации своих промо-материалов. Через небольшой промежуток времени каждый присутствующий мог открыть для себя замечательные идеи других стран и познакомиться с людьми из той или иной страны. Таким образом реализовывались все ключевые цели: