Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

Под бизнесом здесь мы понимаем коммерческие структуры, корпорации. В этом случае можно встретить разнообразие вариантов целей и видов мероприятий. Наиболее часто встречающиеся – внутренние мероприятия корпораций – дилерские конференции, совещания советов директоров, инсентив-мероприятия, совещания руководителей филиалов и подразделений, презентации новых продуктов. Такие встречи, как и встречи ассоциаций, могут проводиться в разных точках мира. Целью этих мероприятий часто становится налаживание коммуникаций с партнерской сетью, стимулирование повышения качества и объема продаж, дополнительное образование и развитие профессиональных качеств персонала. Финансирование, как правило, осуществляется полностью самим инициатором из бюджета организации.

Отдельная тема – организация коммерческих конференций, когда организация мероприятий является основным видом бизнеса компании. Такая практика существует, но, по моему мнению, характеристики этих мероприятий (внешняя цель, финансирование) скорее схожи с характеристиками мероприятий международных ассоциаций.

Правительство и правительственные структуры также проводят деловые мероприятия. Во-первых, это может быть формат съездов, заседаний, комиссий. Целью таких мероприятий становится обсуждение и согласование документов, принятие рекомендаций и меморандумов, планирование или подведение итогов различных правительственных проектов. Финансирование правительственных встреч осуществляется, как правило, также, как и в случае с бизнес-мероприятиями, самим инициатором из федерального или регионального бюджета. Во-вторых, в данном контексте правительственных мероприятий возникает блок крупнейших отраслевых форумов – уровня Российского международного энергетического форума, Российского инвестиционного форума, Петербургского международного экономического форума, Восточного экономического форума. Такие события либо инициированы федеральным правительством, либо активно им поддерживаются. На этих мероприятиях основной целью становится обсуждение вопросов и возможностей международного сотрудничества в области энергетики, промышленности, технологий, транспортного сектора, касающиеся создания новых проектов, моделей государственного взаимодействия, развития инновационной инфраструктуры, презентации инвестиционного и экономического потенциала России. В рамках таких форумов проходят презентации крупнейших перспективных российских и зарубежных инвестиционных проектов, именно здесь происходит подписание крупнейших контрактов государственного масштаба.

Папа-оператор

Оператор занимается «полировкой» идеи инициатора о проведении мероприятия, планирует и просчитывает ее воплощение, управляет всеми процессами реализации идеи – подготовки и проведения делового мероприятия.

В международной практике существуют специализированные компании – PCO (professional congress organizer) – организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций. Такое содействие, как правило, включает в себя в большей степени тактическое планирование, управление проектом, консультации и рекомендации по более эффективному проведению мероприятия для достижения его целей, финансовый менеджмент, планирование бюджета, подготовку деловой программы, коммуникации со спикерами, прием тезисов, планирование и поддержку веб-среды мероприятия, предварительную регистрацию участников и аккредитацию, делегат-менеджмент мероприятия, планирование и реализацию PR-кампании мероприятия.

Из опыта зарубежных РСО, выдержки из кейс-стади AIM Group International Milan Office, Всемирная конференция по хирургии грыжи брюшной стенки (25—29 апреля 2015, Милан, Италия):

Вызов:подготовка и проведение Первой Всемирной конференция по хирургии грыжи брюшной стенки.

Инициаторы хотели достичь очень высокого уровня подготовки научной программы, создать всемирную платформу для общения абдоминальных хирургов, оперирующих грыжи, собрать и продемонстрировать мировой опыт, накопленный этими специалистами. При всем прочем, важно было объединить и учесть интересы, амбиции и возможности всех инициаторов – пяти международных ассоциаций (European Hernia Society, Americas Hernia Society, Asia Pacific Hernia Society, Afro Middle East Hernia Society, Australian Hernia Society).

Решение:Международная РСО компания – AIM Group International Milan Office сформировала опытную команду профессионалов, которые и работали в плотной связке с организационным комитетом. Главной задачей стало достижение целей мероприятия общими усилиями, с использованием знаний и опыта всех участников процесса. Решение пришло, и каждая ассоциация объявила своё ежегодное мероприятие в даты проведения конгресса, объединив таким образом на одной площадке пять региональных конференций. Все ассоциации привлекли свои самые лучшие научные ресурсы, инновационные разработки. Подход к формированию логики общей программы и выбор спикеров был очень жестким.