Андрей Уланов - Кофейня - с чего начать, как преуспеть. Советы владельцам и управляющим

Профессионалам, работающим в сфере общепита, не нужно объяснять, что такое учет. Это «стихия», которая контролирует процесс производства и позволяет отчитываться перед налоговыми органами. Учет в кофейне имеет свою специфику: сам вид деятельность предполагает сочетание производства и торговли. И этот процесс отражается именно в складском учете. Чтобы представить всю сложность задачи, достаточно перечислить объекты и участки для учета движения товаров.

1. Товары, закупаемые с целью продажи; они же иногда являются и сырьем для производства. Например, алкогольные напитки могут продаваться в чистом виде либо входить в состав коктейлей.

2. Полуфабрикаты – результат производства, входят в состав продаваемых блюд, но не являются объектом продажи, например, взбитые сливки для коктейлей и десертов.

3. Блюда и полуфабрикаты – результат производства и объект продажи, например эспрессо.

Для эффективной работы заведения необходимо контролировать движение каждого товара на конкретном участке. С этой целью, а также для расчета себестоимости и цены готовой продукции составляют калькуляционные карты, которые основаны на данных о поставках сырья и технологических картах. Последние описывают технологию приготовления полуфабрикатов и блюд, а также нормы закладки сырья.

По закону, любые изменения в нормах закладки и стоимости сырья должны отражаться в калькуляционной карте.

До появления компьютеров это была титаническая работа: для каждого блюда или коктейля заводилась отдельная карточка. В результате их набиралось несколько сотен. Чтобы составить элементарный отчет, нужно было все перебрать и произвести огромное число арифметических операций. Естественно, что бухгалтеры считали такую работу настоящей каторгой.

Для оперативного управления заведением обязателен и учет денежных средств. Чтобы определить прибыльность предприятия, найти слабые места в ведении хозяйства, нужно знать затраты на производство, частью которых являются затраты на покупку сырья. Производить подобные расчеты на калькуляторе более чем затруднительно. Повысить эффективность этого процесса помогла только полная его автоматизация, которая сегодня, к счастью, не является проблемой.

Одним из важнейших действующих лиц в общепитовских бизнес-процессах является официант. Именно он общается с пришедшими гостями, он принимает, формирует и приносит заказ, закрывает его и принимает оплату (наличные) от гостей.

Как показывает статистика, сегодня одной из серьезных проблем владельцев кафе и ресторанов является недооценка важности такого фактора, как злоупотребления персонала, в снижении выручки их предприятий.

Важнейшими экономическими показателями, характеризующими эффективность работы заведения, являются выручка за период и валовая прибыль за период (день, месяц, год). Под первой понимается розничная стоимость реализованной продукции и услуг за период. Валовая прибыль за период – разница между выручкой за период и себестоимостью реализованной за этот же период продукции.

Для стандартной типовой кофейни средняя совокупная наценка по всему ассортименту (разница между выручкой и себестоимостью/себестоимость) может быть от 400 % до 500 % в зависимости от концепции заведения. При таких высоких наценках, если рассчитать некоторый средний предполагаемый процент потерь от выручки за счет возможных хищений, сумма оказывается достаточно впечатляющей. Она может достигать нескольких десятков процентов от выручки и довольно сильно снижать рентабельность бизнеса в целом.

В данном случае мы говорим не о частном воровстве, то есть о тех ситуациях, когда бармен или его помощники выносят продукты из бара или кухни, хотя это тоже очень неприятный факт. Проблема приобретает совершенно иной масштаб, когда персонал совершает хищения не продуктов, а денег и осуществляет все это сплоченной командой сговорившихся работников, в которую могут входить бармен, кассир, официант, а также работники кухни и прочие сотрудники.

Чаще всего, как показывает опыт, в сговор входят звенья: официант – бармен, официант – кассир, официант – повар, а также закупщик – поставщик.

Рассмотрим варианты утечки выручки по каждому из указанных направлений.

Официант– бармен.В этом случае выручку от заказа делят между собой бармен и официант по взаимному соглашению. Гостю не приносят кассовый чек или приносят старый чек и удаляют информацию о заказе, положив деньги себе в карман. Достаточно знакомая жизненная ситуация. Конечно, при проведении инвентаризации обнаруживается несовпадение полученной выручки и отпущенных напитков. Но виновного в недостаче выявить довольно сложно. Возможен вариант реализации барменом предварительно принесенных товаров, когда он продает напитки, купленные им в соседнем магазине, по цене заведения.